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開會,最顯一個人的領導力
你是否有過這樣的經歷:
會議室里,一幫人圍坐一團,看似熱火朝天,實則各說各話,幾個小時過去,問題依舊擺在那里,毫無進展;
又或者,大家吵得面紅耳赤,爭得不可開交,可最終也沒個定論,會后還是該咋樣就咋樣。
很多人覺得,開會嘛,不就是大家坐在一起探討探討,商量點事兒?
大錯特錯!開會可不是用來瞎商量的,它的核心是干掉問題,這便要求管理者能精準地指出問題!
想開好會,建議按下面流程走。
01, 會前,有準備
會前準備,是決定會議是否高效的主要因素,更是領導者掌控主動權的關鍵所在。
這一階段的工作準備,直接決定了會議的走向與成效。
(1) 精準定義會議目標
在工作中,不難發現那些低效會議,往往最終都陷入“討論問題”的誤區:
參與者你一言我一語,始終無法觸及問題的核心,更無法形成有效的解決方案。
而高效會議,必須以“解決問題”為導向,將目標具體化、可執行化。
比如,當你籌備一場關于市場推廣的會議時,錯誤的目標設定可能是“討論市場推廣方案”。
這樣的表述過于寬泛,缺乏明確的指向性,容易導致會議偏題。
而正確的目標設定應該是“確定Q3社交媒體投放預算分配方案”。
這樣目標清晰明確,參會者能夠圍繞具體的預算分配問題展開討論,從而更有可能達成有效決策。
(2) 用數據來輔助決策
會議不是憑感覺的,更要避免“我覺得”、“我認為”這種主觀色彩的進入。
領導者需要提前準備充分的數據,形成一個基于事實和數據的決策,為決策提供支撐。
在這里,我覺得這3類數據,你一定要重視起來:手中現狀數據、行業對標數據、預測分析數據。
基于這些,你才能清晰地看到優劣勢,從而輔助會議地開展,使決策時間縮短。
(3) 預溝通去減少對抗
會前1 - 2天,領導者應與關鍵決策者進行一對一的溝通,深入了解他們的核心訴求和關注點。
通過這種預溝通,可以提前識別潛在的分歧點,并準備相應的折中方案。
想象一下,如果在會議上突然拋出一個可能引發爭議的議題,而沒有提前進行任何溝通,很可能會引發激烈的爭論和對抗,導致會議陷入僵局。
而通過會前預溝通,你可以更好地掌握各方立場,有效地進行引導協調,確保會議順利。
會前檢查清單:
1、會議目標是否清晰可執行,是否能明確指導會議的討論方向?
2、準備的數據是否充分、準確,是否足以支撐決策的制定?
3、與關鍵人員是否已達成初步共識,是否存在潛在的分歧點?
02, 會中,有控場
會議進行中,領導者的控場力至關重要。
一場高效的會議,應該節奏緊湊、主題明確、探討激烈,最終達成預期的決策目標。
(1)嚴格時間管理
時間就是效率,在會議中更是如此。
在開會時,組織者應采用“倒計時法則”,為每個議題設定明確的時間限制,例如15分鐘。
一旦超時,立即叫停,避免陷入無休止的爭論。
如果某個議題在會議上反復討論,占用大量時間,而其他重要議題卻無法得到充分討論,那么整個會議效率將大打折扣。
(2)過濾低價值發言
在會議中,常常會出現一些低價值的發言,如模糊不清的觀點、無關緊要的抱怨等。為了提高會議效率,領導者應要求所有發言遵循“30秒法則”,即發言者需要在30秒內清晰表達三個關鍵信息:
觀點:你的核心建議是什么?
依據:是否有數據或事實來支撐?
行動:針對這個觀點,具體下一步應該怎么做?
對于那些模糊的表述,如“我覺得”、“可能”等,領導者應直接追問:“具體是指什么?”引導發言者更加具體、清晰地表達自己的想法。
(3)推動決策,而非討論
當討論陷入僵局時,領導者需要發揮關鍵作用,推動會議從討論走向決策。
可以采用以下方法:
提供有限選項:避免開放式討論,而是提供A/B/C等有限方案供選擇,讓決策更聚焦。
明確決策標準:提前確定決策的依據和標準,如“以ROI優先”或“以執行速度優先”,使決策過程更加透明和公正。
設定表決機制:規定決策的通過標準,如“70%同意即通過”,確保決策能夠迅速達成。
會中控場技巧:
1、時刻關注會議的主導權,是否有人壟斷發言,是否給予每個參會者充分的表達?
2、密切留意討論是否偏離核心目標,一旦發現偏離,及時引導回歸正軌。
3、確保會議有明確的決策輸出,而不是在討論中無果而終。
03, 會后,有落地
會議的結束并不意味著工作的完成,真正的挑戰在于會后的執行落地。
只有將會議決議轉化為實際行動,并取得預期的結果,會議才真正發揮了其價值。
(1)任務定崗定責
使用RACI矩陣明確責任,將任務分解到具體的責任人,確保每個任務都有明確的執行者、問責人、咨詢方和知會方。
R(執行人):誰負責做?
A(問責人):誰對結果負責?
C(咨詢方):需要誰的意見?
I(知會方):需要通知誰?
同時,配合甘特圖設定關鍵節點。
如需求分析完成時間、設計方案評審時間、系統開發完成時間等,使項目進度一目了然,避免“最后一刻趕工”的現象發生。
(2)建立跟蹤機制
為了確保任務能夠按時、高質量地完成,需建立有效的跟進機制。
每日/周進度更新:通過自動化報表同步的方式,讓相關人員及時了解任務的進展情況。
每兩周快速復盤:召開15分鐘的站立會,快速檢查任務是否出現偏差,及時發現問題并調整策略。
每月深度復盤:對本月的工作進行全面、深入的分析,總結未完成的原因,調整后續的工作策略。
(3)結果剛性應用
將會后的執行情況納入績效考核體系,如OKR或KPI。
對高效執行者進行公開表彰,給予物質和精神上的獎勵;對拖延者及時發出預警,督促其加快進度。
通過這種方式,形成一種“議而有決,決而必行”的良好氛圍,避免“議而不決,決而不行”的惡性循環。
會后跟進清單:
1、任務是否已經準確分配到具體的責任人,責任是否清晰明確?
2、是否有明確的交付時間,是否為每個任務設定了合理的期限?
3、是否有定期的進度檢查機制,是否能及時發現解決問題?
寫在最后:
管理大師彼得·德魯克曾深刻指出:“會議是組織的核心成本。”
低效會議消耗的不僅僅是寶貴的時間資源,更是團隊的信任與執行力。
而高效的會議核心在于:
會前有準備,不是“討論問題”,而是“解決問題”。
會中有決策,不是“各抒己見”,而是“達成共識”。
會后有結果,不是“紙上談兵”,而是“落地執行”。
最后送你一句話:
“開會不解決問題,你就是問題本身,希望每一位管理者都能重視每一次會議。”
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