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秘書職務說明表
    時間:2022-10-11

 

職務名稱 秘書         職務名稱編號 3326991 職務等級 Ⅲ等         通過日期        

     辦公勤務 

工作概要:秘書職務(Ⅲ等)的從事者為本部門經理辦理秘書事務。由于秘書職務(Ⅲ等)的職責涉及減輕部門經理的行政管理負擔,因而其相當部分工作是行政管理性的,包括監督其他辦公室人員。

工作職責:

基本職責(占用工作日的70%以上):①筆錄口授、謄寫材料;②安排經理會談日程;③監督其他辦公室人員;④協助制訂辦公室預算;⑤信函的答復;⑥保護機密材料;⑦接待來訪經理、客戶和業務伙伴;⑧回電話;⑨準備薪金數據資料;⑩分派工作任務;

其他的職責(占用工作日的30%以下):①匯集文書材料;②準備報告;③設計辦公室內部表格;④評價下屬人員;⑤復制文書材料;⑥保管小額現金

使用的設備和工具:打字機、計算機、復印機、口授器

使用的表格和報告:部門財務報表、工資報表、人事考核表、小額現金開支表以及其他所需的報表。

監督者:                 部門經理:

與其他工作的關系:由于本職務的從事者負有給其他辦公室人員分派工作的職責,因此與本職務和本部門所有辦公事務均有關。本職務屬本部門秘書職務的最高等級,其晉升的可能職務是總公司辦公室秘書或行政管理助理。

 

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