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儲盈老師簡介

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儲盈

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現任合谷管理咨詢(北京)有限公司董事總經理 具有13年市場營銷專業經驗,8年企業培訓咨詢專業經驗,先后創業3次,是一名連環創業者。她既有作為一名企業管理咨詢顧問服務Intel、三星、美的、伊利、中糧、華為的專業實力,又有作為草根創業者操作產品上市、品牌推廣、渠道建設、銷售團隊組建的親身經歷..

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如何讓員工愛上OA?
時間:2012-09-27     作者:儲盈

如何讓員工愛上OA?而不是把十幾萬幾十萬的系統當成擺設,是很多老總頭疼的問題。

合谷管理咨詢公司作為OA行業的資深咨詢機構,對這一問題有深入研究,歸納了以下幾點。

 

第一:首先要讓員工明確地知道OA系統是公司最高層非常重視的項目

 

“一把手工程”,讓員工不得不愛上OA!

 

員工只做領導要檢查的事。所以OA系統一定要讓員工知道,這是公司的“一把手工程”,公司最高領導一定要在非常嚴肅的會議上強調對該系統的重視程度。

如果項目沒有領導來牽頭,沒有領導來應用,那么整個系統推廣起來便缺乏力度,推廣也變得難了起來。

最高層領導一定要首先運用OA來處理公務。例如,必須通過OA提交的報銷流程上,領導才簽字。必須是以OA上的考勤記錄來計算員工的薪酬。想要獲得老板的資源傾斜,必須通過OA進行申請。想要漲工資,好,讓我們先看看OA系統中對你的工作是如何記錄的等等。

 

部門中層領導的管理利器,讓員工不得不愛上OA!

 

因高層領導只管戰略,與普通員工接觸較少。在業務層面與基層員工頻繁接觸的是廣大的部門中層領導。因此,需要重點對中層領導層進行應用培訓,讓他們學會自己最關心的\最迫切的應用。

例如,銷售管理部門,員工的客戶拜訪表格要設計得實用一些,不僅要方便領導查看,還要方便統計。沒有OA系統之前,銷售部門經理如果想要知道銷售人員的業績情況,需要銷售助理進行統計后才能知道。有了OA系統,只要增加一筆單子,統計結果就會自動地更新,真正實現了實時了解市場銷售情況,讓銷售部門經理的決策更加地迅速。手下銷售人員之間的客戶歸屬問題,是銷售部門經理頭疼的一個問題,通過在OA協同系統對客戶名稱進行唯一性認證,這樣就可以在員工確定客戶的歸屬問題的源頭上解決了爭端。銷售員突然離職,很多客戶資料沒有交接,或者交接地不詳細,造成了很多客戶資料的流失,新的銷售員接手工作,往往還得重新開拓一遍客戶,費時費力。有了協同系統,就可以把每一次與客戶的溝通記錄詳細地記錄下來,保持客戶資料的完整性。不用銷售員交接什么,客戶就完美地被繼承了下來。銷售經理怎能不愛上OA!銷售經理這么喜歡OA給他工作帶來的便利,就會更加賣力地讓手下的銷售員使用OA。

 

 

 

第二:讓員工意識到OA對他們自己的工作及升遷很有幫助

 

報銷速度加快,讓員工愛上OA!

 

“我在外面出差,等我回來再批吧!”出差的領導常常對下屬這么說。對于需要緊急處理的事項,這句話無異于噩耗!

有的員工出差需要資金,可領導出差遲遲不歸,沒有得到審批,就拿不到公司的預支資金。出差日期到了,員工只能自掏腰包墊付。出差頻繁的員工,往往一個人一個月就給墊付幾千元,差不多等于一個月工資了。

有了OA協同辦公系統,各級領導、員工都可以隨時隨地訪問協同辦公系統。這樣,領導就可以在任何時間、任何地點處理辦公業務,提高了事務處理的效率;同時支持對領導批示意見的原始筆跡保留,滿足公司管理的特殊要求。尤其是致遠A8協同辦公系統,率先支持移動通訊設備,例如ipad、iphone及其他智能手機設備,讓領導可以隨時隨地地審批事項、處理公務。員工的報銷及請示,不必再漫長地等待。

領導出差,不再是不批預支資金的借口,員工再也不必自行墊付這么高的資金,他怎么不能不愛上OA?

 

重要事項不忘記,讓員工愛上OA!

 

“不好意思,這幾天太忙,把這事給忙忘記了!”在日常工作中,這是我們經常聽到的一句話。不論是真的忙忘記了,還是給自己找一個借口,這都說明需要及時主動地提醒員工需要處理的事項。

有了協同辦公系統,想忘記什么事情都很難。合谷咨詢總經理儲盈介紹說,致遠OA借助手機短信、即時通訊工具提醒、郵件等手段,可以把工作任務的主動推送到當事人的手機或電腦屏幕上,還可以設置定時提醒功能,有效地降低了當事人忘記事情的概率,大大提升了業務處理的效率。由于有了即時提醒功能,各個層級的領導可以及時知道需要自己審批的文件,公司審批文件能夠做到即時地上傳下達,也增強了內部的反應速度。

有了致遠OA,我把領導給下的每一個命令都做了協同處理,增加了提醒功能,再也沒有因為忘記什么事情,被領導批評了!因為做事仔細,馬上就要升職了喔!我怎么能不愛上OA?

 

 

第三:積極的獎勵及懲罰方案

 

制度上配合,讓員工愛上OA!

信息化部門與管理部門(尤其是辦公室部門)密切配合,制定相關規章制度,明文要求一些公告、文件、政務必須從協同辦公管理平臺上進行流轉,同時切斷原有的、傳統的紙質信息流轉方式。

例如,考勤管理,必須通過OA協同協同打卡。報銷流程,公司不再提供紙質的報銷單據,而是通過致遠OA系統進行在線申報,領導進行在線審批,出納只根據OA系統上的領導批復進行報銷。請假單也不再提供紙質單據,必須在OA系統上進行申報。

另外,要設置新的制度條款,讓員工勤快地使用OA。例如,致遠公司內部有一個條款,每天待處理協調事項不得超過20項。超過了,會得到一定的處罰。

 

利用其它策略造勢、形成“圍勢”,“迫使”員工愛上OA!

合谷管理曾經實行過這樣一個策略:不定期在OA系統上做員工調查,但事先并不會在線下的任何場合提起這件事,只在OA系統上發布,且每次調查只持續一天的時間。參與調查的員工可以獲得抽獎的獎品。第一次,抽到獎的員工特別的高興,而沒有抽到獎的員工則很郁悶:為什么我當天沒有上OA看看? 第二次,抽到獎的員工特別的高興,而沒有抽到獎的員工則很郁悶:為什么我不能天天上OA看看?第三次,全體員工都參與了調查。

在員工進門的顯著位置張貼“你今天OA了嗎?”墻上公告欄里也隨時張貼著“OA使用冠軍表”,提醒員工參與OA使用是可以獲得獎品的。部門級公司級各級大會上也要時刻地表示,某項工作已經在OA上進行了詳細的布置,大家去詳細了解一下,等等。

通過這樣一下策略,讓員工從“被動”到“主動”,成為一種工作習慣。

 

OA協同系統的使用是企業信息化建設的一個重要組成項目,是有計劃、有步驟地實施的,不可能一蹴而就。OA使用的好不好,對企業的經營有沒有切實的幫助,不僅僅是信息化部門的事情,而是每一個職能部門,每一位員工的事情。本文中僅僅寫到了一些簡單的處理方法,更多的好辦法還得從實踐中得來!

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