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牢記這10句口訣,否則別開會!
很多企業開會常常是,議而不決,決而不行,行而無果。
如果你也遭遇過類似困惑,請將這10句口訣轉發給身邊的人。企業不遵照執行,建議別開會,因為那是浪費時間。
我們都知道,開會的成本是很貴的。
日本某工業公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是:開會成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×會議時間(小時)。
公式中平均工資之所以乘3,是因為勞動產值高于平均工資;乘2是因為參加會議要中斷經常性工作,損失要以2倍來計算。
因此,參加會議的人越多,成本越高。有了成本分析,大家開會態度就會慎重,會議效果也十分明顯。
那么,如何開會呢?
1.凡是會議,必有主題——別玩無頭案!
很多團隊成員常抱怨“又被叫來開會,卻不知道要干嘛”。
要知道,開會如同航海,沒有目標的航行只是漂流。沒有主題的會議就像沒有舵的船,隨波逐流,浪費時間。
作為主管,你要明確會議的目的,是討論項目進展、解決問題,還是進行頭腦風暴?要確保每個參與者都清楚會議的主題,這樣才能有的放矢,提高效率。
因此,在會議通知中,要用一句話明確會議的核心目的。例如討論Q3銷售策略及目標設定。并在開頭5分鐘內重申,確保無人偏離軌道。
總之,主題要明確:為何聚集在此?
2.凡是主題,必有議程——別瞎逛!
很多企業的會議成了茶話會,東拉西扯,效率低下。
議程是會議的路線圖,它指導著與會者如何從一個話題過渡到另一個話題。
因此制定詳細的議程,并提前分發給團隊成員,讓大家對會議的流程有所了解,從而更好地準備和參與。
而且,在制定緊湊的議程,每個議題明確時間限制和討論焦點。例如,09:00-09:30 Q3銷售目標分析,超時即止,絕不拖沓。
記住,開會要明確會議的路線圖是什么。
3.凡是議程,必有決議——別再議議!
現實情況往往是,會議結束,問題依舊,只是多了幾張廢紙。
要知道,會議不是為了聊天,而是為了做出決策。確保每個議程項目都有明確的決策點,這樣的會議才不會流于形式。
作為主管,你要引導團隊討論,及時總結,形成決議。
具體操作是,針對每個議程項目,設定明確的決策標準。例如達到80%以上支持即通過。用投票或舉手表決,快速形成決議。
總之,要再三確認做出哪些決定了。
4.凡是決議,必有執行——別做甩手掌柜!
現實總有這樣的問題:決議形成,但無人愿意承擔執行責任。
“決策若無行動,便是一紙空文。”決議再好,沒有執行也是枉然。明確每個決議的執行責任人,以及具體的執行計劃和時間表。這樣才能確保決議能夠落地生根,開花結果。
因此,當場指定執行人,并明確截止日期和關鍵里程碑。例如:“小張,下周三前完成初稿,并發給我審核”。記錄并跟進,確保落實。
總之,要讓大家清楚誰來負責實施。
5.凡是執行,必有檢查——別玩失蹤!
很多企業,在執行過程中,信息不透明,問題被掩蓋。
要知道,“信任是好的,控制更好。”在執行過程中需要定期檢查,以確保工作按照計劃進行。
作為主管,你要建立有效的檢查機制,通過定期匯報、進度追蹤等方式,及時掌握執行情況,發現問題及時調整。
具體做法是,建立定期檢查制度,如每日或每周的進度更新。使用項目管理工具,實時追蹤任務狀態。對延誤或問題,及時介入并調整。
總之,會議看似結束,其實并沒有完全結束,要對決議追蹤進度。
6.凡是檢查,必有結果——別大概齊!
常見的情況是,檢查結果模糊不清,無法評估實際進展。
要知道,檢查不是為了找茬,而是為了看成果。每次檢查后,都要對結果進行總結和分析,肯定成績,指出不足,提出改進建議。這樣才能形成良性循環,推動工作不斷前進。
所以,要求執行人提供具體數據或成果證明。例如:“已完成80%的工作量,剩余部分預計兩天內完成”。對結果進行量化評估,確保真實可靠。
總之,每次會議后都要搞清楚:取得了哪些成果。
7.凡是結果,必有責任——別找替罪羊!
很多企業在出現問題時,推諉扯皮成風。
“責任重于泰山。”每個結果背后都有責任人的付出和努力。明確責任歸屬,既是對責任人的認可和鼓勵,也是對工作質量的保障。作為主管,你要勇于承擔責任,同時也要引導團隊成員樹立正確的責任意識。
所以,要確認每個任務的責任鏈,從執行人到最終審核人。當問題出現時,逐級追責,直至找到根本原因和解決方案。
總之,對結果要確認:誰該為此負責。
8.凡是責任,必有考核——別和稀泥!
“考核是激勵的源泉。”沒有考核,責任就會落空。建立科學合理的考核體系,對團隊成員的績效進行客觀公正的評價。這樣既能激勵先進,也能鞭策后進,形成你追我趕的良好氛圍。
在現實中,團隊成員對考核標準感到困惑或不滿。
因此,要制定清晰、可量化的考核標準,并與團隊成員進行充分溝通。例如:“銷售額達到100萬,即為優秀”。確保每個人都明白自己的目標和期望。
總之,對結果要明確:如何評價績效。
9.凡是考核,必有獎懲——別畫大餅!
“獎懲分明,方能服眾。”考核的結果必須體現在獎懲上,否則考核就失去了意義。對于表現優秀的團隊成員,要給予適當的獎勵和表彰;對于表現不佳的團隊成員,要給予必要的懲罰和提醒。這樣才能維護團隊的公平和正義,激發團隊成員的積極性和創造性。
最常見的問題是,承諾的獎勵不兌現,或懲罰措施不公平。
只有建立公開、透明的獎懲機制,并嚴格執行。對表現優異者給予及時獎勵,對未達標者實施相應懲罰。確保獎懲與考核結果一致,這樣才能激發團隊的干勁。
10.凡是獎懲,必須透明——別區別對待
“陽光是最好的防腐劑。”獎懲的透明性是保證公平公正的關鍵。作為主管,你要確保獎懲的依據、過程和結果都對團隊成員公開透明。這樣才能消除猜疑和不滿,增強團隊的凝聚力和向心力。
現實問題是,獎懲過程不透明,引發團隊內部猜疑和不滿。
因此,要公開獎懲決策的依據和過程,確保所有團隊成員都了解獎懲的原因和結果。鼓勵團隊成員提出意見和建議,以不斷完善獎懲制度。
寫在最后:
以上10句口訣,看似簡單,實則非常重要。很多企業沒有遵照執行,以致開會被很多人詬病。
這10句口訣不僅適用于開會,也適用于團隊管理和日常工作。作為管理者,要銘記于心,付諸于行。
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