關(guān)于公司周例會(huì)及月度總結(jié)例會(huì)流程通知

    時(shí)間：2022-10-08

 關(guān)于公司周例會(huì)及月度總結(jié)例會(huì)流程通知

 為使每次會(huì)議更高效、有序，現(xiàn)將開會(huì)有關(guān)事項(xiàng)通知如下，各員工須遵照?qǐng)?zhí)行。 

一、周例會(huì)

1、 時(shí)間：每周一下午13:30-15:00 （控制在1.5小時(shí)內(nèi)）

2、 參與人員：各部門負(fù)責(zé)人

3、 主持：各參與人員輪流主持

4、 會(huì)議流程

會(huì)前：①會(huì)議室清潔、整理，根據(jù)與會(huì)人員安排好座位等。

②根據(jù)需要印發(fā)會(huì)議文件資料。

③根據(jù)需要準(zhǔn)備好會(huì)議記錄工具（筆，記錄本，錄音筆等）。

④根據(jù)需要準(zhǔn)備好會(huì)議需用的設(shè)備（電腦，投影儀等）。

⑤至少提前半個(gè)工作日發(fā)放會(huì)議通知，并把與會(huì)人員情況反饋給會(huì)議主持者。

⑥與會(huì)人員需提前準(zhǔn)備好會(huì)中所需匯報(bào)內(nèi)容。

⑦與會(huì)人員需提前安排好會(huì)議時(shí)間段內(nèi)所需處理的其它工作。

⑧手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)成靜音狀態(tài)。

⑨會(huì)議記錄與主持者，需提前一分鐘到達(dá)會(huì)議室。

⑩如有其它新的指示安排，提前告知與會(huì)人員。

會(huì)中：①會(huì)議記錄者根據(jù)既定的記錄格式做好會(huì)議記錄。

②會(huì)議主持者根據(jù)既定的會(huì)議議程控制整個(gè)會(huì)議過(guò)程。

③與會(huì)人員積極發(fā)言，并注意自己的語(yǔ)氣、語(yǔ)速、音量等。

會(huì)議內(nèi)容：與會(huì)人員匯報(bào)上次會(huì)議決策執(zhí)行情況及本周具體工作計(jì)劃、安排。

會(huì)后：①發(fā)放會(huì)議記錄，（根據(jù)需要發(fā)放給與會(huì)人員及未與會(huì)人員）。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確，會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人、具體完成時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。

②根據(jù)會(huì)議對(duì)執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督、檢查、反饋。

二、月例會(huì)

1、時(shí)間：每月三號(hào)下午13:30-15:30（控制在2小時(shí)內(nèi)）

2、參與人員：公司全體員工

3、主持：阮總

4、會(huì)議流程

會(huì)前：同上

會(huì)中：同上

會(huì)議內(nèi)容：①由店長(zhǎng)匯報(bào)上月店鋪整體計(jì)劃指標(biāo)完成情況，并由各部分責(zé)任人協(xié)同匯報(bào)在執(zhí)行計(jì)劃過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，未（如未完成）完成的原因，解決方案，具體行動(dòng)計(jì)劃等。

②本月主要工作計(jì)劃、指標(biāo)（包括責(zé)任人、具體完成時(shí)間、達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)等）

會(huì)后：同上

三、開會(huì)注意事項(xiàng)及紀(jì)律要求

①提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，拒絕會(huì)議遲到、無(wú)故缺席。

②如確實(shí)有事，提前請(qǐng)假，并提前委托交代安排好自己在會(huì)中所需發(fā)言的內(nèi)容。

③開會(huì)時(shí)應(yīng)精神飽滿，衣著端莊，端莊坐姿，禁止嚼口香糖、蹺二郎腿、趴在桌子上或躺在椅子上，禁止勾肩搭背、竊竊私語(yǔ)，禁止隨意進(jìn)出（如確實(shí)有事，應(yīng)舉手示意，得到主持者同意后方可外出），應(yīng)認(rèn)真聆聽，做好筆記，積極發(fā)言。

④周例會(huì)如與月度例會(huì)時(shí)間相當(dāng)，則一并舉行。如遇節(jié)假日則會(huì)議時(shí)間根據(jù)實(shí)際情況提前或順延。

四、會(huì)議記錄者要求及注意事項(xiàng)

①保持高度專注，注意聆聽，確保記錄準(zhǔn)確、有條理，對(duì)于不確定信息，會(huì)后確認(rèn)。

②會(huì)議結(jié)束后的一個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放會(huì)議記錄。（會(huì)議記錄可以用電子郵件或紙質(zhì)發(fā)放，收到后應(yīng)主動(dòng)給與反饋，并認(rèn)真查看，特別是與自己及團(tuán)隊(duì)相關(guān)的需執(zhí)行內(nèi)容，應(yīng)做好備忘記錄，并按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成，在下次會(huì)議上最好攜帶之，并主動(dòng)匯報(bào)執(zhí)行情況）

③每個(gè)人可以限定發(fā)言時(shí)間，到時(shí)間了負(fù)責(zé)提醒。

（會(huì)議記錄者需要反應(yīng)快、寫字快、記憶力強(qiáng)，且需要較強(qiáng)的組織、傾聽、總結(jié)能力，會(huì)后要總結(jié)，提升）

五、會(huì)議主持者要求及注意事項(xiàng)

①控制會(huì)議過(guò)程，如發(fā)生與會(huì)議內(nèi)容或論題無(wú)關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到內(nèi)容或議題本身。

②如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時(shí)，要根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概況。

③控制會(huì)議時(shí)間，無(wú)特殊情況，不要拖延。

④給每個(gè)人表述自己意見觀點(diǎn)的機(jī)會(huì)。

⑤每個(gè)發(fā)言（或一個(gè)議題、討論）結(jié)束后加以總結(jié)概況，以便形成決策或達(dá)成結(jié)論。

⑥在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論的，可以安排下一次會(huì)議。

（會(huì)議主持者需要有較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力，聆聽能力，對(duì)語(yǔ)言內(nèi)容的概括、總結(jié)、提煉能力，并需要有較強(qiáng)的時(shí)間觀念，覺察能力，會(huì)場(chǎng)控制能力等，所以每次會(huì)前要做好充足準(zhǔn)備，會(huì)后要總結(jié)，提升）

 

附：《會(huì)議紀(jì)要表》

                                 

 

 

 

 

 

會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議主題		會(huì)議時(shí)間
會(huì)議主持		會(huì)議記錄
與會(huì)人員
遲到（早退）人員		缺席人員
會(huì)議內(nèi)容： 1、 2、 3、
會(huì)議決策
工作任務(wù)（工作任務(wù)的表述應(yīng)清晰、明確、具體、有標(biāo)準(zhǔn)、可評(píng)估）			責(zé)任人	完成時(shí)間	檢查監(jiān)督
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