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復盤工具1:
這個復盤法有4個步驟
即Goal(目標回顧)、Result(結果陳述)、Analysis(過程分析)、Insight(歸類總結),
被稱為“GRAI復盤法”。
具體來說,可以按照這個順序來展開:
① 回顧目標:當初的目的或期望是什么
② 評估結果:和原定目標相比有哪些亮點和不足
③ 分析原因:事情成功和失敗的根本原因,包括主觀和客觀兩方面
④ 總結規律:通過以上的分析找到事物更有效、更符合本質規律的做法,比如需要實施哪些新舉措,需要繼續哪些措施等。
復盤工具2:
3W工作復盤會,主要使用ZOOM分組研討+石墨文檔在線編輯的方式。
在會議開始前,我們要做足夠的會前準備:
一、What:回顧目標,明晰成果。
操作要點:1.回顧任務總目標;2.回顧目標的達成情況
注意事項:請項目負責人提前準備關于目標的數據信息,以及目標達成的數據情況、并現場發布。
示例:課程開發指標分析
目標1:通過內部分工,于x日之前完成x門課程開發(PPT、大綱)-90%
目標2:完成x門課程錄制并在x月底之前全部上線(每周三門)-60%
目標3:通過x平臺,在x月x日之前完成銷售課程x份,持續影響客戶-30%
目標4:線下訂單數量在x月x日之前達到x個,涉及金額x萬-30%
二、So What:反思總結
【從好的部分來看】
操作步驟:
1.針對達成的目標,做得好的有哪些?可以總結哪些經驗?
2.利用在線工具先發散出好的部分,通過分享去重,形成共識的部分;
3.分小組討論從好的部分中總結提煉的經驗有哪些?
應用要點:
1.好的部分來自數據中標準綠的部分,要有的放矢、不能漫談;
2.經驗總結部分要有具體動作,可以復制,重復使用。
【從需要改善的部分來看】
操作步驟:
1.針對沒有達成的目標,需要改善的問題是什么?可以總結出哪些教訓?
2.利用在線工具針對紅燈部分提煉關鍵問題,最好1-2個;
3.利用ZOOM分組工具分小組探析更深層次的原因有哪些?小組分享,形成待改善的關鍵問題;
4.根據時間和目標決定是否要抓取教訓
應用要點:
1.關鍵問題不用太多,如果太多要分階段做;
2.問題的根因要小組之間互相質詢。
三、Now What:行動改進
操作要點:
1.接下來的改進行動是什么?哪些是需要堅持做的,哪些是需要增加的,哪些是需要停止做的?
2.將好的經驗和教訓讓大家看到,分小組探討堅持、增加、刪除的有哪些?
3.白板輪換,讓小組互相優化和質疑,確保達成共識。
注意事項:
1.要多回顧前面的內容,讓小組基于前面討論的內容聚焦行動;
2.白班輪換的指令要清晰明確。
相比較快速總結會和項目復盤研討會而言,3W工作復盤更加適合事件和小型項目,不會過于簡單,也不會過于復雜。
而在在線工作復盤會中,我們仍然要注意:
1.環環緊扣,基于數據部分提煉經驗和教訓,不要太發散,引導師要經常提醒;
2.在線時間有限的情況下需要提前準備數據,讓大家共同看見;
3.有些問題達不成一致的時候要暫懸,休息下再決定怎么處理。
復盤工具3:
OKR復盤會的三大關鍵:
第一、對齊認知 —— OKR復盤會的「第一性原則」
這個會議不以「效率」為第一目標,而是以「對齊認知」(Everyone on the same page)為第一目標。因為平時交流不夠充分,所以要創造環境,留足時間,讓大家交流。開會的過程有點像燉湯,小火慢燉,到一定時候,食物的味道會自然揮發出來,大家之間無間交流的感覺也會逐步體現。
第二、統一站位 —— 對齊認知的前提
支撐「對齊認知」有一個基礎,即要讓所有參會者都能站在「集體」的位置考慮全局利益,而不是自己的角度考慮局部利益。我們稱之為「統一站位」。舉個例子,公司高管平日都有兩頂帽子,一個叫部門主管,另一個叫企業經營者。來參加這個會議時,就要能切換到企業經營者角度。這是「對齊認知」的前提。
第三、閉關開會 —— 升華復盤會氛圍的必要條件
日常開會時,大家不可避免的要看手機,操作電腦,出去接聽電話,這些對于OKR復盤會的氛圍都是極大傷害。其實OKR復盤會看得好不好,有一個潛在的關鍵點就是看會議氛圍:大家是否進入一種坦誠相待的狀態。而如果一個會議總是被干擾,被中斷,是無法進入這種狀態的。所以OKR復盤會最好在閉關情況下進行,比如找周末的下午進行。
OKR復盤的基本流程
復盤的系統很簡單,包含兩大類問題共6個問題。
第一、當季度OKR設定和執行情況
包含:
當季度OKR目標設定是否OK?
當季度OKR執行是否到位?
季度OKR執行過程中,有什么地方好,有什么地方不好?
怎樣采取措施,固化經驗,防止問題再次發生。
第二、對比年度OKR和季度OKR
季度OKR的進展是否有效支撐了年度OKR的達成?
年度OKR是否需要作出調整?
在具體復盤的時候,有如下注意事項:
一定要確保合適的人參會 —— 哪些是合適的人?對季度OKR負有責任的人,除此之外,哪怕是相關,但沒有責任,都不適合參加OKR復盤會,對會議正常進行有很大干擾。
一定要做會前充分溝通 —— 讓關鍵的與會者理解OKR復盤會的價值,給大家提前布置作業,就是讓大家提前寫下自己對上述問題的答案。
會議主持必須到位 —— 嚴格執行會議紀律(比如準時開會,無手機,無電腦原則),讓所有參會者針對上述問題,一一回答。注意,是每一個問題,大家輪流談一圈,再開始下一個問題。會議主持人不要直接參與討論,他的主要職責是用各種方式維護會議秩序,確保大家在正確的討論方向上。如果個別人影響會議進展,比如不遵守發言規則,要及時公開指出并糾正。此時必須體現出權威性,否則就無法維持會議的儀式感。
復盤的收獲
第一、對齊所有人認知
前面說過OKR復盤會的第一性原則是以「對齊認知」為首要目標,為何這樣講?因為復盤看的是「結果」,好的結果來自于「正確的目標設定」和「執行到位」。而無論執行還是目標設定,其效果都取決于「共識」,即大家對于企業的外部環境與挑戰,企業內的組織和資源,關鍵崗位的人員與職責,主攻方向和打法等方面是否有共同的認知?如果這些方面缺少共識,其實大家無法認同一個目標,自然也不會有好的執行。
OKR復盤會有兩個基盤,分別是季度OKR的設定和季度OKR的執行結果,這兩個都是客觀現實,通過觀察客觀現實,并且如實回答上述OKR復盤的問題,就能充分挖掘出大家內心的想法,這些想法拼起來,就是一個完整的世界。比如通過復盤,我們能看到每一個團隊的管理能力,包含設定目標的水準和使命必達的文化都能顯現在燈光下,360度無死角。大家很容易對這個團隊管理水平達成共識,也能發現改進的機會點。
第二、發現「房間里的大象」
「房間里的大象」指的是那種大家平時都能意識到,也知道很重要,但是卻總是在躲避的事情或者人。這體現出深層次的矛盾,一種大家共同不愿意面對的深層次矛盾。OKR復盤會通過挖掘每個人內心的想法,同時讓大家在無壓力的情況下說出來,引起共鳴,從而把「房間里的大象」找到,呈現在桌子上。
其實具體到每個人的工作和生活,都有「房間里的大象」若隱若現,但出于逃避心理,我們一般都會視而不見,選擇與之和平共處,直到有一天忍無可忍。但是對一個組織而言,如果等到忍無可忍的時候再去面對「房間里的大象」,損失就太大了。
OKR復盤會不僅談目標設定和完成情況,也談深層次的矛盾,也談那些讓我們糾結的人。通過坦誠面對這些問題,我們能有勇氣面對「房間里的大象」。
第三、找到「自評和自我批評」的切入點
以前想在組織內推行「批評與自我批評」,但是一直沒有找到合適的切入點,因為很多人并沒有做過「務虛」,也不知道這種「務虛」的價值。但是通過OKR復盤會,發現切入點。
我們需要參會的每個人說出自己內心的答案,這里有一個前提,需要大家都能站在組織的層面,而不是自己團隊的層面,這一點非常關鍵。如果大家此時還坐在各自部門的角度,就無法繼續進行。請大家分別講出自己擔心,彼此之間坦誠相待。只要會議主持人能維持會議氛圍,大家會自然進入「批評與自我批評」的狀態,因為討論是圍繞「事」展開,而且會議要求「人人平等」,每個人都需要坦誠。可以說,這是做OKR復盤之后一個意外的收獲 —— 通過「OKR復盤」這種務實,來達到「批評與自我批評」這種務虛的目的。
OKR 復盤的整個過程中,很重要的一個主線是“問責”,問責的目的不是“獎懲”,而是要建立一個有承擔的團隊,從高層到基層,不斷的反省和承認錯誤,通過試錯來學習和成長,從而應對復雜的現實。
復盤的另外一個核心任務是關注承諾型 OKR 的達成,這個是組織和團隊中很容易忽略的一點。在 OKR 的實施過程中,組織和團隊必須協調資源力保承諾型 OKR 的完成。理論上來說,承諾型 OKR 一般都是組織中事關生死的事情,其聚焦當下,解決的是溫飽;挑戰型 OKR 一般是面向未來,關注于發展和增長創新,奔向小康的。
如果一個團隊的承諾型 OKR 沒有完成,團隊領導應該快速進行團隊盤點,認真協助團隊發現問題及改進。如果承諾型 OKR 的完成總是出現問題,團隊可能要進行調整,需要對團隊目標、團隊優先級、團隊資源、團隊技能等進行深度挖掘,找到力保承諾型 OKR 完成的措施。
通過個人、團隊、組織不同層級的復盤,不斷使得公司進入認知和學習的正向循環中,不斷在核心業務上完成挑戰和突破,從而帶來組織的高速增長。這個在“系統思考”中稱為“增強回路”,也就是大家俗稱的“增長飛輪”,這個在亞馬遜身上有著非常明顯的體現。我們說的“指數型增長”和“10X 倍速增長”,都是指這個。