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“中國式民企思維管理”創(chuàng)作人之一湖南永州職業(yè)技術學院創(chuàng)業(yè)分院客座教授工作經(jīng)歷：從高級職業(yè)經(jīng)理人，國家高級人力資源管理師成長過來，曾任慧泉國際咨詢顧問有限公司培訓師、管理咨詢師；有十幾年從基層到中層，再至高管大中型企業(yè)統(tǒng)籌管理的實務經(jīng)驗及多年民企職業(yè)經(jīng)理人..

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淺談企業(yè)行政管理

時間：2011-07-15 作者：蔡忠成

業(yè)組織架構中，較為完善的，都少不了一個行政部門，然而在民營企業(yè)的現(xiàn)實管理中，這個部門又倍受其他部門和人員的非議，其原因是行政工作多是服務性的，而且工作成績又沒有明顯的結果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽視，在有的公司甚至被老板認為是可有可無的，所以該部門的主管人員在目前來說，流失量比一般其他部門主管人員流失量要大得多。其實，行政部作為公司的一個幕僚部門，肩負整個公司的管理重任，不僅為公司正常的運轉提供了服務平臺，而且為公司的所有活動提供各種支持和服務。行政工作運作的好壞，直接關系到整個公司的規(guī)范化進程，企業(yè)在運作過程中如同一個運動的車輪，所有的零部件必須嚴密結合，充分發(fā)揮本身的作用，才能跑得快、跑得穩(wěn)，才不會在跑動的過程中散架，而行政管理工作就好比潤滑油，適量的潤滑可以使車輪跑得更輕、更穩(wěn)、更快。

企業(yè)行政管理工作范圍，在廣義上講，包括辦公事務、行政事務、人資、財會等方面；狹義上其實就是以行政工作為主，負責行政事務和辦公事務，具體包括相關制度的執(zhí)行和推動、日常辦公事務管理、辦公用品管理、車輛、安全、衛(wèi)生、后勤等工作。所有的工作，最終目標是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者相關企業(yè)之間形成密切配合的關系，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運轉的整體，用合理的成本換來員工最高的工作積極性，提高工作效率，完成公司下達的各項任務目標。筆者經(jīng)過多年行政工作經(jīng)驗總結，個人覺得，做好行政工作，應該做到以下幾點：

1、明確崗位職責。崗位職責是企業(yè)實施現(xiàn)代標準化管理的基本制度，它明確了企業(yè)從業(yè)人員崗位的主要工作內容和基本要求，以及任職所需要的基本條件，通俗地說就是回答了崗位人員應該做哪些事、做到哪個界面、做到什么程度、工作的接點和上下級以及任職的條件等。系統(tǒng)化、標準化、規(guī)范化、針對性強的崗位職責是企業(yè)實施標準化管理的基礎和前提。

2、加強溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通，縱向溝通分為與上級領導和下屬部門溝通，與上級溝通，要充分領悟上級領導的意思，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級領導，要有較好的觀察分析能力和表達能力，跟上級領導溝通言辭要簡潔明了，抓問題點，要充分領悟上級領導表述的或潛在的含義，方能與上級領導步調一致，行之有效的開展工作，與下級溝通主要是執(zhí)行上級領導的決議以及收集下級部門各項信息，需要有較強的應變能力和組織能力，該說的與不該說的，焦點問題如何應對，緩解可能出現(xiàn)的矛盾和分歧；橫向溝通包括公司內部相關職能部門，與關系企業(yè)窗口部門和外界媒體政府機關等，在傳達精神和布置工作任務時，務必真誠、謙虛，與外界溝通需要有較強的適應能力與自我控制能力。

3、注重信息的收集和整理，并及時提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和企業(yè)內部信息，外部信息包括：國家政治、法律、經(jīng)濟、政策規(guī)定；社會習俗、風俗、時尚變換；市場需求、消費結構、消費層次的變化；競爭企業(yè)信息、科學技術發(fā)展信息、突發(fā)事件等。內部信息具體包括財務狀況、生產(chǎn)狀況、產(chǎn)銷狀況、采購、庫存等信息；設別的使用和管理；人力資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業(yè)內部情況發(fā)展變化和國家政府機關相關政策和法律規(guī)定的變化。

4、培育傳播企業(yè)文化。在企業(yè)中，僅僅用薪酬留人是不夠的，還要用企業(yè)文化去吸引人、感化人，也就是我們通常說的人文管理，企業(yè)文化的建設包括四個放面，需要全體員工的參與。

（1）、組織結構清晰，戰(zhàn)略目標明確。分工明確，這是企業(yè)發(fā)展的基礎，企業(yè)不僅要有近期目標，更要有遠期規(guī)劃，行政管理人員應該協(xié)助企業(yè)管理者制定一個實用的組織架構，并制定近、遠期戰(zhàn)略目標，從而形成一個完善的團結的團隊。

（2）、參與建立完善的績效評價標準，形成公平競爭的平臺，這個平臺充滿競爭、激勵、開放、交流的特征，管理者不完全控制員工做事情的方式，而是衡量做事情的結果，任何人能上能下。

（3）、注重企業(yè)形象建設。包括物質形象和精神形象，物質形象包括司榮、司貌、技術裝備、產(chǎn)品、服務設施等，精神形象包括員工精神面貌、企業(yè)風格、人文環(huán)境等。

（4）、重視人才。用企業(yè)的發(fā)展凝聚人，用榜樣激勵人，用員工成才教育人。企業(yè)在給員工發(fā)展空間的同時，注重提供給員工再學習的機會，對員工的職業(yè)生涯進行規(guī)劃和設計，讓每個員工對未來充滿信心，對公司充滿歸屬感和認同感。

5、踏踏實實地去執(zhí)行，完善成熟的制度有了，既定的目標有了，關鍵就是要做好，要落到實處，要明白該做與不該做，怎么做，如何更好更快的完成該做的事情，要形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化，讓執(zhí)行影響到每一個員工，達到既定目標。

核源企管首席企業(yè)顧問、咨詢專家、企業(yè)家私人教練蔡國瓊老師認為，作為行政管理系統(tǒng)來說，在現(xiàn)代企業(yè)當中要作好四大建設；一是協(xié)助各部門作好企業(yè)制度建議，二是負責作企業(yè)文化建設，三是協(xié)助人力資源部門作好企業(yè)的人才梯隊建設，四是協(xié)助營銷部門做好企業(yè)品牌建設；行政高層領導的職能主要是起到領導、組織、協(xié)調、統(tǒng)籌的作用，行政執(zhí)行層的作用是配合各中心、部門作好執(zhí)行、監(jiān)督、與日常事務行政管理工作。

總而言之，行政部門的最終目標就是確保公司正常運轉，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益，這也是行政部門存在的價值。作為行政工作者，不僅要有才華，知識面廣，溝通表述能力強，還需要有實干精神，不能只說不做，言必信、行必果，必然能做好行政工作，達到企業(yè)領導者的要求

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