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吳國正老師簡介

吳國正培訓講師

吳國正

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臺灣TA國際潛能訓練機構首席講師資深顧問 臺灣智森企業管理顧問股份有限公司創辦人 中國直銷網資深教育顧問(廣州) 吳國正國際教育培訓機構創辦人(北京) 世界關公總會教育執行長兼臺灣省臺中室辦公室主任 經 歷: 1. 橋允國際有限公司 (臺灣)教育訓練講師 2. 丹楓公..

吳國正最新博文

吳國正主講課程

抓住機會,做大自己
時間:2012-07-24     作者:吳國正
跟在大老板身邊擔任秘書,看來微不足道,卻是職場中的基本功。能貼身觀察職場上的人中龍鳳,還有什么比這個更好的職場班主任?最棒的是,他還付你薪水。

賣座電影《穿著Prada的惡魔》經典的一幕戲:惡魔老板梅麗史翠普一早進辦公室,要助理(安海瑟威飾)去找還未出版的哈利波特草稿,給她雙胞胎女兒閱讀。剛出社會又一心想要把這份工作做好的助理戰戰兢兢,通過之前巧遇的人脈,在最后一刻找到了哈利波特草稿。當她把草稿放在老板辦公桌上,梅麗史翠普挑著眉問:「怎么只有一份,難道要我那兩個雙胞胎女兒輪流看嗎?」安海瑟威氣定神閑回答:「這是第三份,其他兩份我已經交到在旅途中的雙胞胎手上了!」而這時,梅麗史翠普看了這位原本跟不上腳步的小助理一眼,眼神里閃過了一絲驚訝與佩服……

在瑣事里找到價值

觀眾看到的是影片中惡魔老板的惡魔行徑,但是對老板身邊的貼身助理或秘書來說,真正的好秘書、好助理,就是能夠把老板交代的事項辦得比老板想像的更好!

但如果真要問,秘書、助理的工作,究竟是些什么?「就是老板要你做什么,你就得做什么。」只要做過秘書的人都會這樣回答,他們也自嘲為「辦公室里的百科全書」。

秘書工作的職稱非常繁雜,除了秘書之外,行政助理、行政專員、協調員(coordinator)、特助、管理師等都偏向秘書的工作。
而秘書每天的工作,包括老板的時程安排、會議管理、辦公室管理、電話應對及訪客接待、組織溝通協調、員工關系與公共關系等,工作內容十分繁雜。但七成的秘書行政類人員,年薪居然只有參萬元左右,市場明顯低估這些工作的價值。

不過,如同影片中小助理的表現讓老板驚訝,最后還讓她取代第一助理的位置,隨同前往巴黎參加一年一度時裝秀的盛會,坐上千萬女孩夢寐以求的職位。盡管秘書行政人員的工作很多都是「瑣事」,但如果能在這些日常事務當中做出不一樣的表現,甚至在老板的思維之下替老板先考慮到,不僅老板看得到你的表現,你也會以這樣的職場制高點,找出自己的工作價值,進而將自己做大。

第1招:先把小事做好

安海瑟威的神奇遭遇只是電影情節嗎?那可未必,目前臺面上許多職場總經理,不少都從秘書或助理起步,像是IBM總經理童至祥,就從IBM的行政秘書開始做起,摩根富林明證券臺灣區總經理高桂卿、前紐約人壽總經理任醒怡也都從秘書、助理做起。
但如何在秘書的工作中把自己做大?
有豐富秘書經驗的總經理秘書游美便說:「你要先做對每一件小事,才能把秘書的工作做大。」

秘書的工作其實沒有范圍。
對內,要處理所有跟老板有關的事務,甚至還要處理老板家里的事務;對外,則要打好老板跟他的老板、部屬、客戶、朋友的關系,因此,個性圓融、不強出頭才能成為頂尖的秘書或助理。

根據人力銀行針對250位主管的調查發現,主管認為,秘書或行政人員最需要具備的條件便是工作細心、有責任感、主動積極這三項特質。秘書實戰經驗豐富的游美則認為,除了能干,秘書還要有善解人意的特質。

在外商秘書生涯中,游美記憶最深的一次加薪,便是因為幫忙外籍老板,找房子、買家具、幫小孩找學校,甚至買漂白水樣樣都來,而那一年她加薪的理由便是:幫忙搬家功勞很大。

第2招:適切的向上管理

面對不同老板,秘書也應該適時因應,才能讓老板立即抓到重點。
「老板的個性決定了秘書工作的方式。」

老板大概分為四種類型:
第一種指揮型的老板,喜歡秘書或助理講話講重點;第二種類型則是社交型的老板,這類型老板喜歡作公關,所以當秘書的就要有時時刻刻把他的注意力拉回來的能耐;
第三種是協調型老板,這種老板會以大局為重,有些時候想得比秘書更為周到;
最后一種類型則是分析型老板,喜歡思考并且嚴守時間管理。

多半的老板屬于指揮型跟分析型,「所以,面對前者,秘書若有事要請示,要給老板是非題而不是選擇題;但面對分析型老板,你要給他大量的資料,他也比較喜歡聽到你的建議。」
因此,面對不同老板,你的「向上管理策略」也極為重要。

但不管哪樣的老板,身為秘書或助理,一定要懂得給老板臺階下。
「有時候幫忙老板做報表,但如果他要自己做,卻不會做時,千萬不能『大聲教學』,否則讓大家都聽到,老板的面子也掛不住。」

第3招:技能與態度并重

只是,通常身為秘書或助理,別人很難看得到你的績效,只有老板看得到你真正的表現。想讓自己有更多的籌碼往上跳,就得多表現自身的附加價值。

其實,在日常的工作范圍內,秘書還是有展現不同能力的機會。
「如果你爭取內部訓練、公關、專案管理、客戶關系、人力資源、員工關系等等的工作,甚至具備語文能力,或可以為老板做出清晰的月 季報表的話,對老板的重要性不僅會增加,別人也容易看得到你的表現。」

除了不斷增進自己的工作技能以外,態度更是能否把自己做大的重要關鍵。尤其,現在年輕人經常忽略的「職場倫理」,也是向上晉升的重要元素。

所有的專業都是可以被訓練的,但什么位置做什么事情,千萬不要在自己還未做大前,就先膨脹自己。
反倒是先懂得與人結好緣,不口出惡言,把老板交付的任務當作磨練自己的考驗,才是真正能做大的關鍵。

成功,并不是非要將自己做大不可,但開拓大格局,卻經常是從一個微不足道的起點出發,站上浪頭趁勢而起就能事半功倍。有幸作為秘書或助理,第一手貼身觀察這些職場上的人中龍鳳,還有什么更好的職場班主任?千萬別錯過這個寶貴的學習機會。
 
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