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蔣小華老師簡介

蔣小華培訓講師

蔣小華

博客訪問:1799061

培訓匠人、經管作家。 新工匠精神的提出者與倡導者,10年工匠文化研究歷程和10年職業培訓生涯,浙江大學主講教授,浙江工業大學特聘教授;清華大學、北京大學、上海交通大學、上海財經大學等特聘專家。 足跡遍布全國100多個城市,受訓企業達2600多家,受訓人員超29萬人次,平均每年約200場培訓,..

蔣小華最新博文

蔣小華主講課程

跨部門溝通“功夫在詩外”
時間:2021-09-30     作者:蔣小華

 

要知道,跨部門溝通不良,很多時候都是語言不通所引起。經常聽到有人參加完會議后抱怨:都聽不懂他們在說什么。因為生產、營銷、財務、人事等都有各自的“相同語言”,他們非常清楚自己部門的規則、目標與期望。一般來說,這些來自不同部門的人員,在個性和喜好上很有差異的。比如,營銷人員相對來說熱情和能說會道;財務人員相對嚴謹和細心;生產人員相對務實和內斂等。否則,就是“雞同鴨講”,溝而不通。

例如,我在做企業顧問時,幫助客戶企業做績效改進,如果是面對銷售部門的話,我就會把銷售團隊比為部隊和一線將士,常用戰斗性語言與他們進行溝通。比如,三大戰役、拿下某山頭、攻下某高地等。但是,如果用到供應鏈部門就不大好使了,因為供應鏈部門并不覺得自己是前線作戰部隊,這時我通常用魚骨圖的“人機料法環”進行分析,這樣就把績效改進成功地與供應鏈部門聯系在一起,搭了一個概念理解的順風車,實踐下來效果不錯。

因此,想要溝通順暢,前提就是懂對方的語言。如果你足夠的了解跨部門的業務和語言,就可以試著用他們喜歡的方式和語言進行溝通,就能夠很快地打成一片,提高跨部門溝通的效率。

1)       學習跨部門的專業術語

在跟營銷人員溝通時,你至少要搞懂什么是客單價、復購率、營銷4PSEO、網站PR值和PVPR推廣等這些營銷術語。你跟財務去溝通,你得清楚什么是資產負債表、歷史成本、流動比率、凈資產報酬率、總資產周轉率等財務專業術語。你跟生產人員去溝通,你同樣得清楚他們的專業術語,比如,PEIEQETQMJIT、精益生產、標準工時等等。

這些很重要,至少可以拉近你們之間距離,讓對方有自己人的感覺。要想做到這一點,就需要頻繁的互動,增加彼此的熟識度,同時,更加熟悉他們的工作情況。因此,時不時的跟其它部門的同事吃吃飯、聊聊天,向他們學習一些專業術語等,可以說有益無害。

2)      參加跨部門的課程學習

花些時間學習本專業以外的專業知識也是必要的。就企業管理而言,我們就有《非人力資源經理的人力資源管理》《非財務經理的財務管理》相關的課程和書籍,這些都值得認真學習。

值得一提的是,很多企業的培訓,特別是專業方面的課程,常常是分部門的,也就是說銷售人員上銷售課程,財務人員上財務課程,生產人員上生產課程,這本無可厚非,但是,如果能夠讓不同部門的人員參加非本部門的課程,是不是可以了解跨部門的語言?是不是可以理解跨部門的難處及他們的關鍵指標呢?是不是可以用全局思維進行協同和工作呢?答案是肯定的,這對工作的創新也是有利的。

3)      定期碰頭且開誠布公

如果你想讓兩個部門的人頻繁接觸,選擇臨近原則是最有效的。在考慮人際互動頻率問題時,鄰近性(即互動者之間的距離)是最明顯的指示器,因為彼此鄰近的人互相碰頭和交流的機會最多。在工作場所中,使用同一個休息區或資料室的人也會經常碰面。只要把營銷部搬到生產部附近,為他們開辟共同活動區,這兩個部門的員工就會逐漸熟悉起來。

開誠布公是最好的對策。我們面對的是長期共事的同事,凡事必須以誠實為先,不要欺騙,也不要隱瞞事實,否則就會破壞彼此的信任關系。職場中不乏勾心斗角、爾虞我詐的現象。如果用此等腹黑的方式處理跨部門的問題,結果只會越來越糟。俗話說,一個謊言往往需要十個謊言來圓。

部門間一旦缺乏信任感,自然會加重彼此的防御心,溝通時就會有所保留,甚至隱藏一些重要信息。相反的,相互信任則會讓雙方在溝通時打開心扉,說出自己的真實需求與顧慮,從而提高合作效率。

比如,我們最近在銷售上受挫了,競爭對手采取了比我們強十倍的攻勢,按照這個情形發展下去,我們年度業績指標肯定是完成不了了,這主要是我們責任和問題。我們也在積極想辦法,采取有力措施扭轉這個糟糕的局面,現在急需要你們的幫助和支持,如果能夠在交貨期上加快一點點,我們就可以更主動一些,以爭取更多的訂單。當然,我們也會積極配合咱們,及時反饋客戶的要求。

開誠布公,坦率直言,其實有利于雙方的溝通,增加彼此的信任。如果自己有錯,就不要去解釋,也不要去爭執。卡耐基說,如果你是對的,就要試著溫和地、技巧地讓對方同意你;如果你錯了,就要迅速而熱誠地承認。這要比為自己爭辯有效和有趣得多。如果我們為一件過失辯解,反而使這過失顯得格外重大,就像用布塊縫補一個小小的窟窿眼兒,欲蓋彌彰。

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