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為什么要使用金字塔原理?
我們都希望在思考、溝通交流、管理下屬和解決問題時,重點突出,思路清晰,層次分明。我們評價人時,有一個標準是邏輯思維能力,而邏輯思維能力的標準又是什么?我們指導別人“要邏輯清晰、條理分明”,可怎樣才能做到“邏輯清晰”?怎樣才能提高思考能力,養成良好的思維習慣?我們希望在表達(寫作、講話和培訓)時,能說到點子上,正面回答受眾(讀者、聽眾和學員)的問題。那么你知道如何搭建框架結構、組織語句的順序,用最短時間講清觀點,讓受眾有興趣、能理解、記得住?
金字塔原理是一種重點突出、邏輯清晰、層次分明、簡單易懂的思考方式、溝通方式、規范動作。
我們還希望,組織中的全體成員能用統一的邏輯、結構和方式交流,快速產生共鳴,達成共識,那么是否有規范可尋?答案就是——使用邏輯清晰的金字塔結構!
舉個例子,想象一下現在你是一個公司的 CEO,這個時候你新來的秘書給你匯報日常工作,她是這么說的:負責營銷的劉總說他明天不能參加下午3點的會議了;負責研發的王總說他不介意晚點開會,明天開也可以,但是明天10點半以前沒有時間;而負責產品的馬總說他明天晚些時候才能從上海趕回來,而且明天的會議室已經有人預訂了,不過禮拜四的會議室還沒有人預訂,所以我們會議的時間訂在禮拜四上午11點比較合適,您看行嗎?如果你是 CEO,可能聽秘書的這段介紹都快暈了。為什么?這就是因為她的思想沒有經過組織。
用金字塔原理重新組織思想后,秘書的匯報可能就變成了這樣:老板,您看原來訂在今天的會議改在星期四上午11點開怎么樣?因為今天的時間,營銷老總劉總他沒辦法參加,而其他領導能配合的時間只有這周四了,而且這周只有周四的會議室還沒有被預訂。所以,您看會議改到周四上午11點,可以嗎?這一次你再聽秘書的介紹,是不是就清晰了很多。
為什么會有這樣的差別呢?答案就在于后者用了金字塔原理。
金字塔原理的基本原則
人類思維的基本規律是 大腦自動將信息歸納到金字塔結構的各組中,以便于理解和記憶。預先歸納到金字塔結構中的溝通內容,都更容易被人理解和記憶。我們應有意地將溝通內容組織成金字塔結構,包括口頭表達和書面表達——說話、培訓、演講、報告、述職和寫文章、總結、申請、方案、計劃等。
人一次能夠理解的思想或概念的數量是有限的。舉個例子,假設你決定離開溫暖舒適的家,出去買一份報紙。
“我想去買份報紙,你有什么要我帶的東西嗎?”
妻子在你走向衣架拿外衣時說:
“太好了,看到電視上那么多葡萄的廣告,我現在特想吃葡萄,也許你可以再買袋牛奶。”
你從衣架上拿下外衣,妻子則走進了廚房。
“我看看咱們家的土豆夠不夠。對了,我想起來了,咱們已經沒有雞蛋了。我看看,對,是該買一些土豆了。”
你穿上外衣向門口走去。
“再買些胡蘿卜,也可以買些橘子。”
你打開房門。
“還有咸鴨蛋。”
你開始按電梯。
“蘋果。”
你走進電梯。
“再買點兒酸奶。”
“還有嗎?”
“沒有了,就這些了。”
如果不重新讀一遍上面的文字,現在你還能記住妻子讓你買的9樣東西嗎?大多數男人回家時可能只買了報紙和葡萄。
出現這種情況的主要原因是你遇到了“奇妙的數字7”。這個術語是由喬治·A·米勒在他的論文《奇妙的數字7±2》中提出的。米勒認為,大腦的短期記憶無法一次容納約7個以上的記憶項目。有的人可能一次能記住9個項目,而有的人則只能記住5個。大腦比較容易記住的是3個項目,當然最容易記住的是1個項目。
這就意味著,當大腦發現需要處理的項目超過4個或5個時,就會開始將其歸類到不同的邏輯范疇中,以便于記憶。上面的例子可以分為:蛋奶產品(牛奶、雞蛋、咸鴨蛋、酸奶)、水果(葡萄、桔子、蘋果)、蔬菜(土豆、胡蘿卜),這樣很清晰,也容易記憶。
● 金字塔原理的基本結構是:結論先行,以上統下,歸類分組,邏輯遞進。先重要后次要,先總結后具體,先框架后細節,先結論后原因,先結果后過程,先論點后論據。
● 金字塔原理訓練表達者:關注、挖掘受眾的意圖、需求點、利益點、關注點和興趣點,想清說什么(內容),怎么說(思路、結構),掌握溝通的標準結構、規范動作。
● 金字塔能夠達到的溝通效果:觀點鮮明、重點突出、思路清晰、層次分明、簡單易懂,讓受眾有興趣,能理解,記得住。
● 搭建金字塔結構的具體做法是:自上而下表達,自下而上思考,縱向總結概括,橫向歸類分組,序言講故事,標題提煉思想精華。
金字塔原理能夠幫助你解決哪些問題
學習金字塔原理課程,會使用金字塔結構思考、表達、管理下屬和解決問題,提高邏輯性、條理性,準確高效闡述思想。掌握規范動作,組織中所有人用相同思路和表達方式交流,溝通效果好、效率高。
● 思考:學會用右腦、左腦全腦思維,提高結構化思維能力,思考全、準、快。
● 書面表達、公文寫作:會挖掘讀者的關注點、興趣點、需求點、利益點,能使用金字塔的4個原則,搭建邏輯清晰的常用公文框架結構(通知、請示、工作計劃、工作總結、會議紀要、報道),掌握寫序言的四要素、歸類分組的MECE原則,能夠重點突出、邏輯清晰、簡明扼要,讓人看得懂、愿意看、記得住。快速寫文章,縮短寫作時間,減少修改次數。
● 口頭表達:說話、演講、講課,能夠使用金字塔的基本原則,回答聽眾最常有的4類疑問:“是什么?為什么?如何做?好不好?”表達時重點突出、條理清晰,讓人愿意聽、聽得懂、記得住,成為思路清晰、言簡意賅的人。
● 管理下屬:能夠運用金字塔原理,考慮全面、周到、嚴謹,分配任務、設計流程不重疊無遺漏。
● 培訓師開發課程和講課:會使用金字塔搭建框架結構、組織素材、重點突出、邏輯清晰、通俗易懂。
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