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職場人誰沒開過會?但你有沒有發現:同樣是一群人圍坐桌前,有人能讓會議高效推進、團隊士氣高漲;有人卻把會議開成扯皮現場,甚至讓團隊離心離德。
開會,從來不是簡單的“湊人頭、念文件”,它是領導力最真實的體現。
01
權力是職位給的,領導力是能力煉的
權力是職位給的,但領導力是能力煉的。管理學大師德魯克曾說:"領導力不是頭銜或特權,而是責任與成果的代名詞。" 這句話在企業會議中體現得淋漓盡致。
比如,兩個部門需要協作推進一個項目,雙方負責人職級相同,但其中一人能快速梳理目標、拆解任務、協調資源,甚至主動承擔最難的部分;另一人卻只會抱怨"這不是我們部門的事""時間太緊做不到"。
前者用能力贏得尊重,后者用權力制造對立,結果可想而知,前者帶領團隊蒸蒸日上,后者逐漸被團隊邊緣化。因為大家心里都明白:跟著前者,才能成事。
你看,領導力從來不是“我職位比你高,你就得聽我的”,而是“我能用專業、邏輯和共情,讓你覺得跟著我做更有價值”。開會,拼的就是這種“不靠職位也能服人”的真本事。
02
馬克·扎克伯格是怎么給員工開會的
說到開會,不得不提由馬克·扎克伯格領導的臉書(現 Meta),這家科技巨頭以其高效的會議文化聞名于世,少而精、注重實際成果、堅決反對官僚作風,這看似簡單的規則,是馬克·扎克伯格強悍領導力的體現,能讓人自愿跟隨其腳步。臉書的 “會前明確目標,會中高效討論,會后迅速落實”至今還有很多管理者在模仿。
一、會議籌備:精準聚焦,去除繁冗
(一)明確會議核心目標
單一聚焦原則:每次會議僅設定一個核心目標,避免討論混亂。如優化產品用戶注冊流程會議,目標就是找出痛點并提出優化方案,不涉及其他產品功能或營銷策略等內容。
目標可衡量性:目標應可衡量,便于評估成果。如上述會議可細化為確定至少三個可立即實施的優化措施,且一個月內將用戶注冊轉化率提高 5%。
(二)精心篩選參會人員
關鍵相關者原則:只邀請與會議目標直接相關的核心人員參會。如新產品市場推廣策略會議,參會人員包括產品經理、市場推廣負責人等。避免邀請與議題關聯度不高的人員,減少會議中的無關討論和時間浪費。
決策影響力考量:確保參會者對會議決策有影響力。如公司年度預算會議,邀請各部門負責人、財務總監及高層管理人員,他們能夠參與預算制定、審批和執行,保證決策的有效性和可操作性。
(三)精簡會議資料準備
內容精煉實用:資料篇幅控制在必要范圍內,簡單議題 1 - 2 頁,復雜議題不超過 5 頁,突出關鍵信息和數據。如產品季度銷售數據會議,資料只需包含銷售數據、對比情況及關鍵影響因素分析。
可視化表達為主:多使用圖表、圖片等可視化元素,減少文字敘述,提高信息傳遞效率。如用柱狀圖展示銷售額對比,用流程圖描述問題環節。
提前分發與預習:資料提前至少 30 分鐘發送,重要復雜會議提前一天發送,提醒參會者預習。
二、會議進行:高效溝通,務實決策
(一)嚴格時間管理
設定明確時間框架:為會議設定嚴格起止時間,并告知參會者。如 1 小時會議,前 10 分鐘回顧目標和資料要點,中間 30 分鐘討論,最后 20 分鐘總結決策和行動計劃。
控制發言時間:為每位參會者設定發言時間限制,如每人每次發言不超過 3 分鐘,確保每個人都有機會表達觀點,同時可以保持會議節奏緊湊。
(二)營造開放平等氛圍
鼓勵自由發言:倡導積極發言,無論職位高低,都鼓勵分享想法。扎克伯格在臉書會議中經常強調,每個人都有獨特的視角和經驗,都能為會議貢獻價值。
尊重不同意見:出現不同觀點時,鼓勵深入討論,尊重意見,避免批評指責,激發創新思維。例如,在討論新產品功能設計時,對于不同的設計方案,組織參會者從用戶體驗、技術實現、成本效益等多個角度進行分析比較,最終確定最優方案。
(三)聚焦實際問題解決
以數據和事實為依據:討論中要求以數據和事實支撐觀點,避免主觀臆斷。如分析產品用戶流失原因,要求提供具體數據和反饋信息。
制定可行行動計劃:明確責任人、時間節點和交付成果。如優化產品用戶注冊流程方案確定后,明確用戶體驗設計師一周內完成設計稿,開發團隊兩周內完成開發和測試,市場推廣團隊后續宣傳突出優勢。
三、會后跟進:確保落實,持續改進
(一)及時傳達會議決策
會議紀要簡潔明了:盡快整理會議紀要,突出決策、行動計劃和責任人等關鍵信息。
多渠道傳達紀要:通過郵件、即時通訊工具等發送給參會者和相關人員,在公司內部共享平臺發布。
多渠道傳達紀要:通過郵件、即時通訊工具等多種渠道將會議紀要發送給參會者和相關人員,確保信息傳達的及時性和準確性。同時,可在公司內部共享平臺上發布會議紀要,方便其他人員了解會議情況。
(二)監督行動計劃執行
建立跟蹤機制:定期檢查行動計劃執行進度,如每周或每兩周召開跟進會議,責任人匯報任務完成情況。
及時調整優化:根據執行情況調整優化計劃,解決遇到的問題,確保任務順利完成。
(三)總結會議經驗教訓
收集反饋意見:通過問卷調查、面對面交流等方式收集參會者對會議的反饋。
持續改進會議模式:根據反饋和執行情況總結經驗教訓,改進會議模式和流程。如調整會議時間分配、優化參會人員篩選標準。
四、臉書會議模式對我們的啟示
(一)摒棄官僚形式
避免會議中的等級森嚴和形式主義,營造平等開放的溝通氛圍,讓每個員工都能積極參與會議。
(二)注重實際效果
以解決實際問題、推動工作進展為會議的核心目的,不追求會議的規模和形式,確保會議能夠產生實際價值。
(三)培養高效文化
通過嚴格的會議管理和高效的溝通方式,培養企業的高效文化,提高員工的工作效率和執行力,增強企業的競爭力。
臉書“少而精、重實際、反官僚”的開會模式,核心在于會前的精準籌備、會中的高效溝通與務實決策以及會后的嚴格跟進與持續改進。企業若能借鑒這一模式,結合自身實際情況進行靈活應用,將有助于提升會議質量,推動企業快速發展。
寫在最后:
職場中,最殘酷的真相是:
職位可以靠資歷熬,但領導力必須靠能力拼。
下次開會時,問問自己:
我是在“命令”,還是在“影響”?
我是在“表演”,還是在“解決問題”?
我是在“刷存在感”,還是在“創造價值”?
會議桌上的你,就是未來的你。
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