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一、 時機選擇
1、 所需解決的問題核心是什么,如何回應,已做好的充分的準備;
2、 新聞通稿和聲像資料,包括背景、事件簡介等,可以完全提供給媒介
3、 公司管理層公開露面是否能夠為公司獲得或提高凝聚力或是可信度?
4、 能否提供給記者在別處得不到的新聞或是信息?
5、 新聞發言人能否有效傳遞信息并經受住提問的考驗?
6、 是否存在其他有效向記者傳遞信息的途徑?如一次聚餐,等
7、 與記者面對面交流,是否可以為他們提供一個詢問公司其他方面信息的機會,如公司戰略等;
二、 籌劃與準備中的“彩排”
1、 聚焦語言表達能力強的人,坐在記者席,演練兩類問題——一是肯定會被問到的問題,二是公司不希望被問到的 問題,讓發言人重復練習2-3遍;
2、 讓通曉技術的人員與會,檢查發言人所說是否準確,如涉及法律問題,須召集法律顧問;
3、 反復播放“彩排”錄像,讓新聞發言人看看自己的表情、體語效果,然后提意見;
4、 專業人士培訓。 要相信專業人士的幫助,即使你認為永遠也不會召開新聞發布會,也有必要了解面對媒體時的訓練,如果某件丑聞引來大批記者堵你門口,那時訓練就來不及了;
三、 新聞發言人的選擇
1、 新聞發言人不一定是企業的最高層,但要有頭銜,有權代表公司,他可能是副總級別,負責公關事務;
2、 新聞發言人需要有極強的溝通與表達能力,邏輯性強,語言表達準確,在肢體言語、表情等外表方面有過專業培訓;
3、 執行原定計劃并加以靈活調整的能力;
4、 新聞發言人心理素質非常關鍵,記者經常用各種方式套取信息,常用的方式如:重復你說的最后幾個字,誘導你繼續說下去; 突然停下來,與你對視,看誰先轉移目光
四、 第三方機構選擇
第三方客觀公正的角色和特有的權威性都有利于為外界提供更加強有力的聲音。
對于危機處理的發布會,如果能邀請第三方權威機構人員如當地行業的主管部門領導、行業協會領導甚至政府部門領導前來,再好不過,請他們現身說法。
盡量避免利益相關方在場發表有利或不利言論。
五、 媒體邀請
1、有選擇的邀請,不是越多越好,善意媒體,保持聯絡的媒體,客觀公正的媒體,
當新聞發布會的主題涉及因競爭對手或者該重大事件過于敏感,并必須避免惡意誤讀而引發社會問題時,需要做好邀請記者的篩選工作及發布會現場的“保衛”工作,比如不邀請只關注反面報道的個別記者,謝絕那些不請自來的陌生記者或者不明身份的陌訪者。對于有些敏感事件,媒體總是趨之若鶩,但現在媒體界也存在良莠不齊,職業道德標準有高下之分的現象。有些記者會唯恐天下不亂,甚至出于某種動機或者商業競爭目的驅使而帶著有色眼鏡來看待和報道事件,這種情況也越來越被企業所關心和擔憂,于是對記者的“選擇性拒絕”也成為辦新聞發布會的工作之一。
2、現場接待要有一視同仁的原則。到場的記者無論是大報還是小報的,主流還是非主流媒體的,新手還是資深記者,要做到一視同仁,最起碼在現場的禮節如態度上不要厚此薄彼,不要因對方是小報或者月刊雜志記者而有所偏頗,如果自己招呼不過來,可以安排相應的同事照應到,尊重別人的結果往往會是得到很好的回報。
六、 環境設置
1、 座位安排,圓桌式,講臺式,劇院式,隔欄區,攝影區,避免記者壓迫感;
2、 設備調試,影像設備角度、清晰度,音響設備等確保正常使用,無噪音糙點;
3、 空間大小,不是房間越大越好,小點的會議室也能有滿滿當當的效果;
4、 環境選擇,不一定是越高檔越好,環境選擇也是示弱的一部分;
七、 新聞通稿
好防范可能會后在媒體上出現不利報道的預案。
新聞發布會或者記者見面會是公司處理危機事件時的重要渠道和對外溝通方式。
坦誠面對和開放溝通自然是首要態度,但實事求是不等于不講究溝通技術,這時前期溝通和考慮周到很重要。
對于在會上就可能出現一些敏感的甚至對企業不利的問題,公司公關人員需要事先考慮到那些敏感問題,并準備好合理的答案,使現場的應答者如公司領導和新聞發言人等事先心中有數,避免出錯,只有防患于未然,才能避免因信息通道不暢的原因,事后出現負面報道的情況。
比如:“產品降價是否意味著質量降低”,可以從產品降價的直接原因是公司快速發展的規模效應而使成本降低,資產重組所帶來的間接成本下降,公司回饋消費者的降價行為等等。
并提供可能的數據和使用結果來進一步說明產品質量并沒有下降;
比如經常遇到的“公司裁員問題”,可以從公司提高運營效率,減少不利于公司發展的成本角度,或者說明“公司出于戰略發展的需要,與部分員工提前解除勞動合同在所難免,同時公司正組織這些員工培訓和學習,幫助他們尋找新就業崗位等等來化不利為有利。
做新聞發布會得事先從多角度地考慮問題并預先到可能的情況,盡可能從正、反各方面去思考和準備各種問題及答案,提煉要點,使相關人員在答記者問時能從容不迫。
之前曾發過一篇“如何辦好新聞發布會”的文章,討論了公司在舉辦新聞發布會的注意事項。不過公司在處理敏感話題或者危機事件的背景之下舉辦新聞發布會又會略有不同,常規的如公司高層出面、真誠面對媒體和用戶等不再多提,這里再補充些個人以為同樣值得關注的要素。
1、做好防范可能會后在媒體上出現不利報道的預案。
新聞發布會或者記者見面會是公司處理危機事件時的重要渠道和對外溝通方式。
坦誠面對和開放溝通自然是首要態度,但實事求是不等于不講究溝通技術,這時前期溝通和考慮周到很重要。
對于在會上就可能出現一些敏感的甚至對企業不利的問題,公司公關人員需要事先考慮到那些敏感問題,并準備好合理的答案,使現場的應答者如公司領導和新聞發言人等事先心中有數,避免出錯,只有防患于未然,才能避免因信息通道不暢的原因,事后出現負面報道的情況。
比如:“產品降價是否意味著質量降低”,可以從產品降價的直接原因是公司快速發展的規模效應而使成本降低,資產重組所帶來的間接成本下降,公司回饋消費者的降價行為等等。
并提供可能的數據和使用結果來進一步說明產品質量并沒有下降;
比如經常遇到的“公司裁員問題”,可以從公司提高運營效率,減少不利于公司發展的成本角度,或者說明“公司出于戰略發展的需要,與部分員工提前解除勞動合同在所難免,同時公司正組織這些員工培訓和學習,幫助他們尋找新就業崗位等等來化不利為有利。
做新聞發布會得事先從多角度地考慮問題并預先到可能的情況,盡可能從正、反各方面去思考和準備各種問題及答案,提煉要點,使相關人員在答記者問時能從容不迫。
2、當新聞發布會的主題涉及因競爭對手或者該重大事件過于敏感并必須避免惡意誤讀而引發社會問題時,需要做好邀請記者的篩選工作及發布會現場的“保衛”工作,比如不邀請只關注反面報道的個別記者,謝絕那些不請自來的陌生記者或者不明身份的陌訪者。對于有些敏感事件,媒體總是趨之若鶩,但現在媒體界也存在良莠不齊,職業道德標準有高下之分的現象。有些記者會唯恐天下不亂,甚至出于某種動機或者商業競爭目的驅使而帶著有色眼鏡來看待和報道事件,這種情況也越來越被企業所關心和擔憂,于是對記者的“選擇性拒絕”也成為辦新聞發布會的工作之一。
3、有些目標媒體在當地無記者站或者常駐人員,可能會涉及遠道而來的外地記者,既然邀請了,人家來一趟不容易,一定要注意給予對方充分尊重和重視,最好能安排專人接待,在細節方面比如前期接待、溝通交流和事后歡送等等照顧到,因為外地記者畢竟不會象本地記者一樣常聯系常溝通,所以最忌諱把別人冷落一旁。
4、一視同仁的原則。到場的記者無論是大報還是小報的,主流還是非主流媒體的,新手還是資深記者,要做到一視同仁,最起碼在現場的禮節如態度上不要厚此薄彼,不要因對方是小報或者月刊雜志記者而有所偏頗,如果自己招呼不過來,可以安排相應的同事照應到,尊重別人的結果往往會是得到很好的回報。
5、對于危機處理的發布會,如果能邀請第三方權威機構人員如當地行業的主管部門領導、行業協會領導甚至政府部門領導前來,再好不過,請他們現身說法。第三方客觀公正的角色和特有的權威性都有利于為外界提供更加強有力的聲音。
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