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觀察法就是崗位分析人員直接到現場(以不影響崗位工作者的正常工作為前提),親自對特定對象(一個或一組觀察對象)的工作內容、工作方法、工作流程與規范,使用設備、工具,勞動條件等進行觀察、記錄,最后把收集到的崗位信息歸納、整理為符合為使用要求標準化的資料,達到崗位分析目的的一種方法。
一、觀察法的分類
按觀察的方式不同,我們一般分為全程觀察,階段觀察,工作演示三種。
1. 全程觀察法:是指崗位分析人員對觀察對象工作開始到工作結束的全過程進行觀察。它適用于工作周期短且比較固定的工作。如超市的理貨員,就可以以一天為周期通過跟蹤該員工的工作過程獲取工作信息。
2. 階段觀察法:是指對工作周期較長或某些工作內容需斷續進行的崗位人員,為了獲取全部的崗位信息,而分階段進行觀察然后進行匯總、整理的方法。如人事專員組織年末文體活動。
3. 工作演習法:是指對除正常流程外易引發許多突發事件崗位的人員進行的觀察。如人事專員處理勞資糾紛事件,安全員處理事故。
二、觀察法的提綱擬定
采用觀察法進行崗位分析時,除了將看到的信息收集外,為取得良好的效果,應事先假定一個初步的提綱。
案例:表3-3-1 業務員工作觀察記錄表
被觀察者: |
|
觀察日期: |
|
觀察時間 |
7:45-20:30 |
崗位分析員 |
|
崗位名稱: |
業務員 |
所屬部門 |
業務部 |
一、觀察內容 |
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1. 工作地點:辦公大樓三樓業務部辦公室 2. 準備內容:7:45分按時打卡進入辦公室,將工卡別在左胸口處(7:50分),將電腦打開,路由器打開,去茶水間打一杯開水(7:58分)。 3. 正式開始工作時間:8:00分 4. 崗位主要工作內容與時間安排 |
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主要工作內容 |
時間安排 |
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(1)查看業務部內部郵件13封,回復其中8封。 (2)查看客戶的郵件5封,回復5封。 (3)向業務經理匯報A客戶關于價格優惠的請求。 (4)電話聯系新客戶,打電話23個,成功找到負責人18個,接受預約5個。 (5)處理前一天老客戶的成交單據3個,貨量320PCS。 (6)開拓新客戶,打電話18個,成功找到負責人11個。 (7)進行約定客戶拜訪,預約5家,成功見到負責人3家。 (8)在公司整理客戶資料,填寫日清表。 (9)加班寫月工作總結。 |
8:05---8:20 8:20---8:40 8:40---9:00 9:00---10:30
10:30---11:00 11:00---12:00 14:30---17:00 17:00---17:30 18:30---20:30 |
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二、工作環境 1. 室內,辦公較清靜,占日工作時間比重50%。 2. 室外(本地),拜訪客戶,需經風雨日曬,有一定的風險,占日工作時間的比重約50% 。 |
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觀察提綱:表3-3-2 崗位分析觀察提綱(部分) |
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被觀察者 |
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觀察日期 |
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觀察時間 |
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崗位分析員 |
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崗位名稱 |
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所屬部門 |
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觀察內容: |
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1. 工作地點: 2. 工作開始時間: 3. 工作內容: 4. 上午工作時間: 5. 上午休息時間: 6. 上午完成任務數(或完成產品數): 7. 多長時間完成一個任務(或一件產品): 8. 與同事溝通時間: 9. 與同事溝通頻率: 10. 與上級溝通時間: 11. 與上級溝通頻率: 12. 有無未完成任務(或生產次品): 13. 有無突發事件: 14. 處理突發事件花費的時間: 15. 工作環境(室內或室外): 16. 工作場所危險度: |
三、觀察法的實施程序
進行觀察收集崗位信息時,首先了解崗位基本信息,擬出初步的觀察提綱;然后現場觀察記錄工作過程;第三與被觀察者面談,補充信息;第四匯總記錄信息。評估崗位描述的信息完整性和準確性。
1. 初步了解崗位工作信息
對現有的文件,工作流程或已有的職務說明書進行了解,準備一個初步的提綱。
2. 選擇具有代表性的觀察對象和觀察時間段,對被觀察對象的工作與生產活動進行觀察記錄。這里觀察的是工作而不是個人特性。
3. 與被觀察者面談或與該崗位任職者的上司溝通,了解整個工作情況及與其它崗位配合情況,補充信息。
4. 匯總從各方面得到的信息,形成一個綜合的描述,召集被觀察者崗位分析人員、有經驗的員工、該崗位的直接主管分析評估崗位描述的信息是否全面、準確。
觀察法的運用應注意選取的崗位工作樣本具有代表性,工作相對穩定。還就避免機械記錄,懂得提煉和比較,更要以不干擾被觀察者的工作為前提。
四、觀察法的優缺點及適應崗位
1. 優點:直接觀察可以使分析人員更全面、深刻的了解工作要求,獲得的信息客觀性較強。
2. 缺點:對分析人員的實際操作經驗,觀察比較能力要求較高。對周期長的工作,增加了觀察的難度和時間,對偶發事件觀察力不從心。
適應體力工作,工作周期短的崗位。它通常不能單獨用于崗位分析的方法,只能做為其他崗位分析方法的補充。
小貼士:
觀察法收集崗位信息時,一要考慮崗位工作人員的全部工作內容。二要注意觀察時不能給被觀察者造成影響。三要選用觀察力較強的崗位分析員。這樣才能收集到全面的崗位信息。
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