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崗位分析與崗位評價是人力資源管理的一項基礎性的工作。通過崗位分析我們得到了崗位中的職位描述信息,任職資格信息,也厘清了崗位的工作職責、任務、權限、工作關系、工作標準,進而通過崗位評價確立了每個崗位的相對價值。這些都為后續的各項管理工作奠定了堅實的基礎,因此崗位分析與崗位評價結果的應用,才是我們開展崗位分析和崗位評價的目的,它應用于組織的定編、定員,人員的招聘,員工的培訓與開發,績效考核,薪酬制定,勞動關系管理等人力資源管理各個環節。
一、我們到底需要多少人?
辰光集團為了彌補公司的產品結構缺陷,在2014年7月收購了在東莞的一家外資企業 ,以填補公司在光源領域依賴其他外國進口的空白。整個談判與收購過程周總都安排方劍雄全程參與,因此對收購對象的原組織結構、人員情況、職位現狀等都有一個大致的了解。但收購后周總也有一些擔憂:一是涉及被收購公司的一些職能需要轉移到集團其它公司與部門,以及之后該公司的組織機構的調整問題。二是原公司的人員與組織結構的合理問題。三是原公司職位的等級與集團公司職位等級的對接問題等。如果處理不好,則會造成機構重疊、職能不清、工作關系混亂,還會造成人浮于事,影響工作效率。因此,周總要求人力資源部盡快的對業務重組后的組織結構、定編定員進行一次全局性的組織機構調整,人員預算,確定原公司到底需要多少人,才能適應集團發展的需要。
定崗定編是確定崗位和確定崗位的名稱,前者是設計,組織中承擔具體工作的崗位,后者是設計從事某個崗位的人數。實際工作中,這二者是密不可分的。當一個崗位確定之后,就會自動有擔任崗位工作的人的數量和質量的概念產生。企業通過定編定員,才能做到各個部門事事有人做,人人有事做,崗位不重復,工作無遺漏。
但是,崗位和人員又是二個不同的概念,一個崗位不一定只由一個人來擔任,它可能由幾個或多個人共同從事。例如工程部修模員,在模具維修工作量小的企業,可能一個人足以擔任;如果是一個大的模具加工部門,因工作量的增加,修模員崗位可能就需要2個甚至7-8個人等,如有的企業就把修模員崗位分為五金模具修模員,塑膠模具修模員等,五金模具修理又分為單沖模修模員,連續模修模員等。但是,只要是崗位相同,其工作職責也是相同的。
二、崗位分析的結果對定編定員的意義
通過崗位分析,可以建立起排列有序的職位體系,使每個具體職位都能在該體系中找到相應的位置,從而確定企業的職業數量和任職者人數及構成,為定編定員提供科學合理的依據。
通過崗位分析可以準確提示崗位的性質、特征、責任大小、技術難易,任職者所需資格等職務特點和任職條件,為勞動力管理提供標準。因此,定編定員是崗位分析工作的延續,是崗位分析的應用之一。
1. 崗位分類:在現實的管理中,崗位數量可能比較多,具體的崗位隨著企業經營活動的變化,發生變化的可能性也較大,新的崗位不斷產生,現有的崗位有的會發生變化,有的可能會不斷消失。因此在定編時也無必要對所有具體崗位上的人員配備進行確定,例如上例的修模員崗位可以根據往年的工作量來衡量一個人數的合理區間,來動態管理崗位人員。所以,我們一般通過崗位分析后對崗位進行分類,
2. 定編定員的依據
(1)基本依據:即企業的發展戰略。企業在特定的時期內要達成什么樣的戰略目標,是企業一切工作的中心。合理的“人、崗、事”三者之間的匹配,可以使企業中心工作保以順利完成,組織目標得以實現。所以最重要的是要先弄清楚企業現時要做的哪些“事”,有了工作目標,再確定需要什么樣的崗位和什么樣的人來做。
(2)具體依據:戰略目標確定了,具體到定編定員還需要先理順工作流程。這是因為“人、崗、事”的匹配,其中“事”是基礎。同樣的“事”,不同的工作流程帶來的崗位設置也不同。優化的流程可以帶來有效的崗位設置,陳腐的流程很容易造成崗位工作效率低下,因此“流程優化”是定編定員的前提。
(3)執行依據:一般企業的崗位數量較多,對于業務流程較復雜的大企業來說更是如此,如何對數量眾多的崗位定編定員?這就要把關乎企業生存與發展的核心崗位搞清楚。
3. 定編定員的原則
(1)科學合理:就是要符合人力資源管理的一般規律,從企業實際出發,結合企業技術水平、管理水平、員工素質、勞動生產率等因素為出發的,做到即“簡”又“有效”,在保證工作需要的前提下,與同行業或同類型企業的標準相比較,用較精干的組織,較少的人員達到輸出大于輸入的增值效應。
(2)各類人員比例關系要協調:即要正確處理直接生產經營人員與非直接生產經營人員的比例關系,如我們企業每50人配備一個廚工;正確處理直接生產經營人員與非直接生產經營人員內部各崗位之間的比例關系,如每一條生產組裝線(30人)配備一名品檢員;還要正確處理管理人員與全部員工的比例關系。這里需要注意的是此比例沒有固定的標準,它受到企業的業務性質,專業程度自動化程度,員工素質,企業文化以及其它因素的影響。
(3)走專業化路線:定編定員是一項專業性、技術性強的工作,它涉及業務、經營、技術、管理等很多方面,因此從事該項工作的人應具備較高的理論水平和豐富的業務經驗。
三、如何進行定編定員
1. 如何定編即崗位設置,崗位設置的形式有很多種,歸結起來比較常見的有三種。
(1)基于任務的崗位設置:即將明確的任務目標按照工作流程的特點層層分解,并用一定的形式的崗位進行落實。
它的優點是崗位工作目標和職責明了,任職者經過簡單培訓即可上崗工作,也便于管理者實施管理、效率明顯。
它的缺點是只考慮任務,忽略任職者的個人特點,工作枯燥感強烈,時間一長員工積極性受挫,因此一段時期后必須進行工作再設計。此外,由于任務目標可以量化,也可以用人均勞動生產率等指標具體的計算出來。
(2)基于能力的崗位設置:即將明確的工作目標按照工作流程的特點層層分解到崗位。它與基于任務的崗位設置區別在于崗位的任務種類是復合型的,職責比較寬泛,對員工的工作能力要求更全面一些。
它的優點是工作目標與職責邊界比較模糊,使員工不會拘泥于某個崗位設定的職責范圍內,從而充分發揮個人特長。由于員工個人的表現不像基于任務那樣的崗位設置簡單明了,所以就必須賦于直接管理者更大的責任。
它的缺點是因為員工工作的靈活性帶來的工作成果的不確定性上升;對員工的素質要求較高,勞動力成本和培訓費用會相應增加。
所以這種形式一般在第三產業中金融、保險、咨詢服務、商超等行業應用,一般不規定具體編制數,只是用于人力成本預算來控制。
(3)基于團隊的崗位設置:它是以為客戶提供總體附加值(總體解決方案)為中心,把企業內部相關的各個崗位組合起來,形成團隊進行工作。是一種更加市場化、客戶化的設置形式。它的最大特點就是能迅速回應客戶、滿足客戶要求,同時又能克服企業內部各自為政的弊病,還能使員工利用團隊力量達成任務目標,培養員工的凝聚力。它的缺點是對企業內部管理與協調能力要求較高,否則容易引起混亂。一般應用于軟件設計,系統集成,咨詢服務,中介,項目管理,工程施工等方面。
2. 如何定員:即確定崗位工作的人員數量,比較常用的以下幾種:
(1)按勞動效率定員:即根據生產任務和員工的勞動效率及出勤率等因素來計算定員人數。實際上就是根據工作量和勞動定額來計算員工數量的方法。
(2)按設備定員:根據工作量確認機器設備的數量、設備利用率、開動班次及看管定額、出勤率來確定崗位人數。
(3)按崗位定員:指根據生產過程所確定的崗位數量,崗位工作量大小,工人勞動效率,出勤率,每臺設備開動班次等因素來計算崗位人數,它適用于多人看管的大型設備及流水線作業等。
四、按行業比例定員:按照企業員工總數或某一類人員的比例來確定崗位人員的數量。在本行業中,由于專業化分工和協作要求,某一類人員與另一類人員之間總是存在一定比例關系,并隨后者的變化而變化。它適用于輔助與支持型崗位的定員。
五、按業務流程定員:首先根據崗位工作量,確定各崗位單個員工單位時間工作量(如單位時間產量、單位時間處理業務量等);然后,根據業務流程節點,確定各崗位人員比例,再根據公司總的業務目標,確定單位時間流程中的總工作量,從而確定崗位人員。
六、按預算控制定員:即通過人工成本預算來確定崗位人數,而不對某一部門或某一崗位人數做硬性規定,部門主管在獲得批準的預算范圍內,自行決定崗位的人數。
小貼士:
一個崗位編制多少個人才能滿足崗位的要求。應從崗位的工作量,企業的業務與技術、工藝成熟度、員工素質構成,以及團隊文化等等多方面綜合考慮。對影響因素進行建模規范,才能提高崗位編制合理化程度。
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