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采購是一項比較繁雜的工作,需要采購人員做好各類準備工作,將問題和漏洞扼殺在搖籃中,才能確保順利開展后續的工作。作為采購人員,不僅要掌握公司的生產流程基本情況,也要學習相應的采購培訓課程,更是要對公司各項工作環節都非常熟悉,這樣才能從宏觀上把控全局,適當配合采購的具體工作進程,以便配合公司整體運作。同時,也要對所采購的物品相關信息做深入分析和了解,這樣才能對市場和產品有較為細致的考量。更重要的是,采購人員往往還要和供應商進行溝通,這就要求其必須具備強有效的溝通能力和技巧,才能順利開展各種相關工作。總的說來,要想做好采購工作,必須要掌握以下五方面:
1、熟悉生產流程
作為采購,如果你連公司的大體生產流程都完全不了解,那你就不可能稱職。所以,首先你必須對公司的生產流程了解,生產原料、半成品的質量要求的了解,而且需求量都了解,對公司財務,物流,原料入庫銷售,生產,都要了解清楚,這為你開展工作做鋪墊。這也是你做好采購工作的大前提,只有充分準備才能收到效用。
2、分析采購產品
同類產品,可能市場中就有不同的報價和產地以及質量標準,因此關于產品貨源地,價格,質量,行業標準等等,你可以通過各種搜索引擎,搜索同類產品的價格,質量進行對比,擇優摒劣,擇廉摒貴。還有就是盡量與公司老員工打好關系,因為這些老員工是對產品了解最透徹的, 你可以從他們其中得到很多寶貴的意見。
有些采購品的價格波動很大,所以實時掌握市場消息,市場動態是很必要的,往往這會對你的月總成績,年總成績產生比較大的影響,具備了這些信息,你就能更好的采購,成本控制力也會比較強。對采購品的供應商的質量把關也要相當注意,采購品的存放期,供應商的交貨期,交貨時的產品檢查,這都要求你對采購品的深入了解。
3、與供應商的交流
供應商和采購之間的關系十分緊密,因此你必須要與供應商保持良好的溝通,采購品的售后工作,質量投訴問題的處理,詢價、議價、商談,簽訂合同,付款款方式,發貨方式等等,這些只要你上崗后就會慢慢去體會到,學習到!
4、采購員必備要素
(1)、成本意識與價值分析能力
(2)、預測能力(指對價格和供應量的預測)
(3)、表達能力
(4)、良好的人際溝通與協調能力(與供應商、與管理部門、與營銷部門、與生管部門、與品管部門、與生產現場、與財務部門、與技術部門、與倉儲部門)
(5)、專業知識(指所經辦的產品知識)
采購的原則(5R原則)采購就是在適當的時候以適當的價格從適當的供應商處買回所需數量商品的活動采購必須要圍繞"價"、"質"、"量"、"地"、"時"等基本要素來展開工作5R原則:適時(Right time)、適質(Right quality)、適量(Right quantity)、適價(Right price)、適地(Right place)
5、要規避的采購風險
做任何事,都會面臨各種風險。采購也是如此,對采購員風險評估行為的調查表明:與未經審查和不熟悉的供應商做交易存在的風險是很大的。同樣的,常規、重復采購存在的風險決不低于新的或以較低標準采購的風險。通常來說,對于不熟悉的材料、部件、裝備、供應商和增加的資金數量而言,風險看起來較高。采購員可以采取一系列的行動去避免、減輕、轉嫁、限制或者抵制風險。例如,一個采購員可以試圖通過征求意見和建議來轉嫁風險,像技術意見;
采購員也許需要投標合同、履行合同或者支付合同以抵制風險;或是通過雙重或多重供應源而非單一供應源來降低風險。采購員也可以通過協商支付條款來限制風險:條款允許當確定支付日到期時可以分期付款,但是保留一部分的付款,直到完成和接受了所提供的服務為止。當一個采購員采取了如下的行動:如挑選一個供應商,或者轉換供應商,或者同意一定的條款和條件時,他或她應該清楚地知道采取這些措施帶給以下三者的風險:所做出的決定對公司的影響、預期回報以及這兩者間的權衡。采購員從單方面和總體上對風險和回報間平衡的評估,應該指導采購員的決定。
綜上所述,做好采購這項工作,看似簡單,實則要掌握學習的問題有很多。這更是一項考驗工作人員耐心和細心的工作,只有做事事親力親為,才能熟悉掌控全局情況。這對采購來說尤為重要。
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