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走上管理崗,一定要學會安排工作
導語:自己做得好的事情,交給別人卻往往做不好,這是為什么?
走上管理崗位,意味著從一名執行者轉變為一名策劃者和組織者。這其中最重要的一項能力便是“安排工作”。安排工作不僅僅是分配任務,更是激發團隊潛能、確保目標達成的關鍵。然而,在實際工作中,不少管理者卻陷入了安排工作的誤區,導致團隊效率低下,員工士氣低落。要避免這些問題,就必須掌握安排工作的正確方法,讓員工干勁十足。
一、安排工作常見的三個誤區
安排工作并非簡單的任務分配,很多管理者在不經意間就會陷入誤區,導致工作難以有效推進。以下是三個最常見的誤區:
1、誤區一:模糊指派,責任不清
“三個和尚沒水吃”的故事,形象地描繪了責任不清導致的尷尬局面。在工作中,如果管理者只是籠統地分配任務,沒有明確責任主體,那么員工之間就容易出現推諉和懈怠的情況。比如,一個項目需要多個部門協作,如果管理者沒有明確每個部門的具體職責,那么當項目出現問題時,各部門就會互相指責,導致問題無法得到及時解決。
2、誤區二:無期限等待,消磨激情
沒有截止日期的任務,就像是一場沒有終點的馬拉松,會讓員工感到疲憊和迷茫。在實際工作中,如果管理者沒有為任務設定合理的截止時間,那么員工就會缺乏緊迫感和積極性,導致工作效率低下。
比如,一個市場調研任務,如果管理者只是說要“盡快完成”,而沒有給出具體的截止日期,那么員工可能會拖延很久才完成,甚至可能因為其他事情的干擾而徹底忘記這個任務。
3、誤區三:標準缺失,質量難保
“沒有標準,就沒有質量。”——菲利普
執行工作中“差不多就行”的心態,往往會導致“差很多”的結果。
缺乏明確的工作標準,員工就容易陷入隨意應付的泥潭,最終導致整體績效的下滑。沒有明確的標準,就無法準確評價工作成果,也無法保證工作質量。
二、安排工作6步驟,讓員工干勁十足
要避免上述誤區,實現團隊的高效運作,管理者需要掌握以下六個步驟來安排工作。
1、責任到人,精準定位
彼得·德魯克曾說:“責任分散等于沒有責任。”
因此管理者在安排工作的時候要注意,每一項任務都應該明確具體的責任人,杜絕推諉扯皮,確保責任無死角、任務不落空。
在安排工作時,可以使用以下句式來明確責任:
“這項任務由你負責,你有信心完成嗎?”
“我需要你擔任這個項目的負責人,你能勝任嗎?”
通過這樣的提問和確認,可以確保責任人對自己的任務有清晰的認識,并激發他們的責任心和歸屬感。
2、限時完成,激發潛能
為任務設定明確的截止時間,可以激發員工的緊迫感和潛能。
在安排工作時,要明確告知員工任務的完成時間,并強調時間的重要性。
可以使用以下句式來設定時間:
“這項任務需要在XX時間之前完成,這是我們的deadline,請大家務必按時完成。”
實際工作方法:使用時間管理工具,如甘特圖或時間線,來可視化任務的進度和時間節點,幫助員工更好地管理時間。
3、明確標準,拒絕含糊
在安排工作時,要詳細說明工作的標準和預期結果。這可以幫助員工清楚地了解他們需要達到什么樣的水平,并減少執行過程中的偏差。
可以使用以下句式來明確標準:
“這項任務需要達到以下標準:……(詳細列出標準)。”
“我希望你能按照這個模板來完成報告,確保內容準確、格式規范。”
實際工作方法:制定詳細的工作說明書或任務清單,列出具體的標準、步驟和驗收要求,確保員工對工作有清晰的認識。
4、任務確認,確保無誤
布置任務后,務必進行任務確認。讓員工復述任務,不僅檢驗了他們的理解程度,也加深了彼此間的溝通與信任。確保任務無誤,減少執行偏差。
可以使用以下句式來進行任務確認:
“請你復述一下我剛才布置的任務內容和要求。”
“你覺得這個任務的關鍵點是什么?有哪些需要注意的地方?”
5、跟進監督,及時糾偏
管理不是放手不管,而是持續的關注與引導。通過跟進監督,及時發現并糾正執行過程中的問題,確保任務順利推進。
可以使用以下句式來進行跟進監督:
“這個項目的進展如何?有沒有遇到什么問題?”
“我覺得你在這個方面可以做得更好,我給你一些建議……”
實用方法:
定期檢查進度:設立檢查點,定期與員工溝通任務進展。
主動詢問困難:關心員工在執行任務中遇到的難題,提供必要的支持。
及時調整計劃:根據實際情況,靈活調整任務計劃,確保目標達成。
6、驗收考核,激勵前行
任務完成后,按既定標準進行驗收考核,及時反饋結果。
對優秀員工給予表彰與獎勵,樹立榜樣;對不足之處提出改進意見,促進成長。讓每一次努力都得到應有的回報,激發員工持續前行的動力。
可以使用以下句式來進行驗收考核:
“你在這項任務中表現出色,達到了我們的預期標準,這是你的獎勵和肯定。對于一些可以改進的地方,我也有一些建議。”
寫在最后:
優秀的管理者不是指揮家,而是激發者。讓員工在明確的目標、緊迫的時間、清晰的標準下工作,他們就能創造出令人驚嘆的業績。
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