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走上管理崗,一定要學會檢查工作
你是否曾遇到過這樣的困境:明明已經布置了任務,但結果卻總是不盡如人意?
其實,問題的關鍵可能并不在于你的布置,而在于你是否進行了有效的檢查。
一位優秀的管理者,不僅要會精準地布置工作,更要懂得如何檢查工作。
因為,員工往往只會做你檢查的工作,而不是你希望他們做的工作。執行力差,很多時候是因為管理者只重安排,不重檢查。
那么,如何有效地檢查工作呢?接下來,我們將深入探討這一話題。
一,檢查工作的“三化”原則
檢查工作,并非簡單的走過場,而是需要遵循一定的原則和方法。以下便是檢查工作的“三化”原則:
1.查核化
有布置就必須有檢查。管理者應當時刻牢記,布置工作只是開始,真正的關鍵在于后續的跟進和檢查。沒有檢查,再完美的布置也只是空中樓閣。
不積跬步,無以至千里;不積小流,無以成江海。因此,每一項布置下去的任務,都應有相應的檢查工作來跟進。查核的目的,不僅是為了確認進度,更是為了發現問題并及時調整。
具體建議:
1)建立一個定期檢查機制,如每周或每月進行一次工作進度匯報。
2)使用項目管理工具來跟蹤任務狀態和進度,確保每項任務都有明確的完成時間和責任人。
2.例行化
重要的工作,需要反復檢查,不斷跟進。這不是簡單的重復,而是對目標、結果和責任的持續校對。通過例行化的檢查,可以確保工作沿著既定的軌道穩步推進。
這也不是繁瑣,而是對工作負責的表現。持之以恒,必有所成。通過每年、每月、每周的定期檢查,我們可以對照目標、結果和責任,確保一切按計劃進行。
具體建議:
a)制定詳細的工作計劃和時間表,明確每個階段的關鍵節點和預期成果。
b)設立固定的例會時間,討論工作進展、遇到的問題及解決方案。
3.督導化
檢查的目的并非是為了懲罰,也非單純的監督和責備,它不僅是為了發現問題,更重要的是為了改進問題。
授人以魚,不如授人以漁。管理者在檢查過程中,應扮演指導者的角色,幫助員工解決問題,提升工作效率。
具體建議:
a)在檢查過程中,不僅要指出問題,還要提供具體的改進建議和指導。
b)鼓勵團隊成員提出自己的見解和解決方案,促進團隊的學習和成長。
二,檢查工作的8個策略
當然,檢查工作并非一成不變,面對不同類型的員工和問題,我們需要采取不同的策略。
1.假裝積極者,問進度
面對那些表面上積極,實則進展緩慢的員工,管理者應當通過詢問進度來揭露真相。因為真正的努力,是無法偽裝的。
連續的問題追問,能讓他們無法掩飾真實的進度情況。這種策略有助于及時發現并解決潛在的問題。
行動是成功的階梯,行動越多,登得越高。因此,對于表現積極的員工,可以要求他們提供詳細的工作日志或進度報告,通過不定期的抽查,驗證他們的工作進度是否與報告相符。
2.效率低下者,問方法
努力不等于有效。對于那些勤勞但效率不高的員工,管理者需要關注的是他們的工作方法。
通過溝通和指導,幫助他們找到更高效的工作方式,從而提升整體的工作效率。
因此,與效率低下的員工進行一對一的溝通,了解他們當前使用的工作方法和工具,并提供培訓和資源支持,幫助他們掌握更高效的工作方法和技能。
3.得過且過者,問責任
對待工作上敷衍了事的員工,管理者必須明確責任。通過落實一對一的責任制,讓員工意識到自己的責任重大,從而更加認真地對待工作。
因此,明確每個團隊成員的職責范圍和工作標準,設立績效考核機制,對未達到標準的員工進行問責和調整。
4.盲目求快者,問質量
速度固然重要,但質量更是關鍵。質量是維護顧客忠誠的最好保證。對于那些只求速度、不顧質量的員工,管理者應當嚴格把關,確保工作的質量達到標準。
因此,設立嚴格的質量控制流程,確保工作的每個環節都符合質量標準,鼓勵員工在追求速度的同時,注重工作的質量和細節。
5.爭功諉過者,問格局
面對那些只愿爭功、不愿承擔責任的員工,管理者需要引導他們提升個人的格局和境界。
一個人的真正偉大之處就在于他能夠認識到自己的渺小。讓他們明白,真正的成長和提拔來自于全面的能力和寬廣的胸懷。
因此,要強調團隊精神和協作的重要性,鼓勵員工共同承擔責任和分享成果,在團隊中樹立正面的榜樣,引導員工形成正確的價值觀和職業態度。
6.粗心大意者,問細節
粗心大意往往會導致嚴重的后果。對于這類員工,管理者需要在細節上多加提醒和關注,確保工作的每一個環節都能得到有效的執行。
天下難事,必作于易;天下大事,必作于細。因此,對于粗心大意的員工,可以要求他們進行額外的工作復核或校對。提供相關的培訓和指導,幫助他們提高注意力和細心程度。
7.軟磨硬泡者,問后果
對于那些總是找借口、拖延工作的員工,管理者需要讓他們明白這樣做的嚴重后果。通過明確的后果警示,促使他們更加積極地投入工作。
明日復明日,明日何其多。我生待明日,萬事成蹉跎。因此,要明確告知員工拖延工作的后果,包括對項目進度和團隊效率的影響,同時,設立激勵機制和懲罰措施,鼓勵員工按時完成工作任務。
8.夸夸其談者,問落實
空談誤國,實干興邦。對于那些只會紙上談兵的員工,管理者需要關注的是他們的執行力。通過詢問具體的落實計劃和措施,確保他們的工作能夠真正落到實處。
空談之類,是談不久,也談不出什么來的,它始終被事實的鏡子照出原形,拖出尾巴而去。因此,要求這類員工提供具體的工作計劃和實施方案,并定期跟進他們的工作進展,確保計劃和承諾得到落實。
寫在最后
“一分部署,九分落實。”作為管理者,我們不僅要會布置工作,更要會檢查工作。因為,只有檢查到位,才能確保工作真正落到實處。而在這個過程中,我們需要遵循“三化”原則,靈活運用八大策略,確保每一個環節都得到有效執行。
最后,請每一位走上管理崗位的朋友都牢記:檢查不是目的,而是手段;不是為了秋后算賬,而是為了共同成長和進步。
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